Introduktion

På denne side kan du få svar på nogle af de oftest stillede spørgsmål om Zenegy. Er der noget bestemt du søger svar på, kan du vælge en af kategorierne ovenover og komme hurtigere frem til svaret på dit spørgsmål. Hvis der er noget, du ikke finder svar på, er du meget velkommen til at kontakte os – vi vil så gerne hjælpe dig!

Generelt

Hvad er Zenegy?

Zenegy er et moderne lønsystem, som gør det let for virksomheder at lave korrekt lønadministration på en innovativ platform. Vi har sagt farvel til den traditionelle lønseddel og leverer i stedet dine medarbejderes lønsedler via en app med interaktive løndata, der er lette at forstå.

Hvem kan bruge Zenegy?

Zenegy kan bruges af alle virksomheder – store som små. Vi opfylder både simple og mere komplekse lønbehov. Systemet er desuden meget fleksibelt og med mange tilpasningsmuligheder, kan Zenegy håndtere alle typer af virksomheder.

Hvorfor skal jeg skifte lønsystem?

Du skal selvfølgelig skifte lønsystem, hvis du gerne vil spare dig selv og dine lønadministratorer for en stor del af det manuelle tastearbejde og samtidig give dine medarbejdere en bedre lønoplevelse. Med Zenegy får du et komplet lønsystem i et brugervenligt design, som gør det let at automatisere en stor del af de daglige administrationsprocesser.

Priser

Hvad koster det at bruge Zenegy?

Zenegy tilbyder to forskellige abonnementer. De to abonnementer kan bruges enkeltvis eller kombineres.

  • Zenegy Payroll: giver dig adgang til Zenegys innovative lønsystem. Det koster 20 kr. pr. aktiv medarbejder* om måneden.
  • Zenegy HR: giver dig adgang til vores HR-funktioner, heriblandt Enheder og Adgange, Dokumenter og Pårørende. Det koster 15 kr. pr. aktiv medarbejder* om måneden.
  • Desuden kan man tilkøbe vores e-Boks modul, hvor medarbejderne kan modtage deres lønseddel i e-Boks. Det koster 3 kr. pr. lønseddel pr. aktiv medarbejder*.

Du kan læse mere om vores abonnementer under Priser.

*Ved aktiv medarbejder forstås enhver medarbejder, som der er kørt løn på i den forgangne periode .

System

Kommer der løbende nye funktioner?

Ja! Zenegy er i konstant udvikling, og derfor bliver der løbende tilføjet endnu flere funktioner til vores system og endnu flere apps til vores appmarked. På vores roadmap kan du se hele Zenegys udvikling og holde dig opdateret omkring nye udviklinger.

Hvor finder jeg en feriepengerapport med periode på?

Dette er ikke en del af Zenegys nuværende løsning. Feriepengerappporten er et øjebliksbillede og skal køres ud efter sidste lønkørsel.

Hvordan fungerer feriefridage?

Du laver som virksomhed den grundlæggende opsætning under Min virksomhed > Løn og bank, hvor det kan defineres om feriefridagene skal følge kalenderåret eller ferieåret.

Hvordan giver jeg Zenegy adgang til min aftale?

Hvis Zenegy har adgang til din aftale, er det nemmere for os at hjælpe dig i supporten. Du giver os adgang ved at:

  • Log ind i Zenegy og gå ind på "Min Virksomhed" oppe øverst i den sorte bar
  • Klik på "Administratorer"
  • Tryk på "Se alle administratorer" oppe i øvre, højre hjørne
  • Find Zenegy på listen over administratorer (vi er helt bagerst)
  • Gå ind på vores adminside
  • Giv os "Begrænset adgang" eller "Fuld adgang"
Når du har fået hjælp af os, så vil vi gerne bede dig om at lukke adgangen igen.

Hvem kan se hvad med funktionen "Dokumenter"?

Ejer og administrator kan se alle dokumenter der downloades. Dog kan ejer og administrator vælge, hvilke dokumenter som medarbejderen får adgang til.

Hvordan fratrædes en medarbejder?

Gå ind på medarbejderens ansættelsesforhold på medarbejderens profil og fratræd medarbejderen – husk at fratrædelsesdatoen ikke må være i det foregående år - for at medarbejderen fratræder korrekt, skal der nemlig køres en lønkørsel med en periode, der dækker fratrædelsesdatoen. Har medarbejderen været ansat på løn med ferie skal saldoen for ferieberettiget løn opdateres, når den sidste lønkørsel for medarbejderen køres. Tjek at alle afholdte feriedage er med i den sidste lønkørsel.

Hvorfor skal jeg altid slå automatisk nulindberetning til?

Nulindberetning aktiveres, så man som lønbogholder ikke skal bekymre sig om at huske dette hver måned - såfremt man ikke når at køre løn til sidste disponible dato i en måned. Ved at have slået automatisk nulindberetning til bliver der indberettet til SKAT, at der er nul indberetninger i den pågældende måned, og som virksomhed bliver du sparet for en bøde på 800 kr. Nulindberetning skal også være slået til, hvis man udbetaler b-honorarer, fordi SKAT ikke registrerer b-honorar lønkørsel som en lønindbretning, da den ikke indeholder AM-bidrag. Zenegy anbefaler derfor, at denne funktion altid er slået til. Funktionen slår du til under Min Virksomhed > Løn & Bank.

Hvilken ansættelse skal min medarbejder have ift. løntype og indtægtstart?

Der er forskellige løntyper man kan vælge imellem under medarbejderens ansættelse. Løntyperne differentierer bl.a. ift. om medarbejderen har en fast løn hver måned, er timelønnet (med eller uden ferie), eller om det er en løsarbejder.

  • Månedslønnet: En medarbejder der får fast løn hver måned. Hvis det er en medarbejder, der er månedslønnet skal ”Medarbejder” vælges under indtægtsart. Så får medarbejderen løn under ferie.
  • Timelønnet: En timelønnet medarbejder kan enten være med eller uden feriepenge.
  • Løsarbejder: Løsarbejder er en ansat som har korte, afsluttede ansættelsesforhold i virksomheden.

Der er også forskellige indtægtsarter. De tre indtægtstarter er: Medarbejder, Direktør og Hovedaktionær.

  • Medarbejder: Ved denne indtægtstart optjener medarbejderen løn med ferie.
  • Direktør: En direktør optjener ikke ferie.
  • Hovedaktionær: Denne indtægtsart registreres særskilt i eIndkomst.

Hvordan genaktiveres en medarbejder, der er fratrådt tidligere?

  • Gå ind inder ”Medarbejdere” og vælg ”Aftrådte” i højre hjørne - alternativt kan du fremsøge medarbejderen via søgefeltet
  • Vælg den medarbejder, som du vil genaktivere
  • Inde på medarbejderens profil skal du klikke på ”Genaktivér” oppe i højre hjørne
  • I pop-up boksen kontrollerer du at medarbejdertypen og løntypen er korrekt
  • Hvis medarbejderens oprindelige saldo skal med afkrydses ”Nulstil saldo” som ”Inaktiv”
  • Tryk Gem
  • Kontroller gerne at startsaldoen er korrekt under Medarbejder > Startsaldo

Hvordan ændrer man en timelønnet medarbejder til en funktionær?

Først skal du vurdere, om der er blevet kørt løn imens medarbejderen har været timelønnet.

Hvis nej: Så kan medarbejderens løntype blot ændres under Medarbejder > Ansættelse > Løntype. Her vælger du, at løntypen skal være ”Fast løn (funktionær/direktør)" og trykker herefter på ”Gem.” Ferietillæg kan påføres under Medarbejder > Lønprofil > Ferie og omsorgsdage. Ferietillæg pr. år sættes til 1%, medmindre det er højere pg.a overenskomst.

Hvis ja: Så skal medarbejderen aftrædes under en lønkørsel. Hertil er der 4 skridt:

  1. Fratrædelsesdatoen skal tastes under Medarbejder > Ansættelse > Fratrædelse af medarbejder. Her taster du fratrædelsesdato, sidste arbejdsdag, årsag for fratrædelse, hvem der har opsagt medarbejderen og eventuel en note til fratrædelsen. Herefter klikker du på ”Aftræd”.
  2. Start en lønkørsel, hvor fratrædelsesdatoen er inkluderet i lønperioden. Opret en lønkørsel og gennemfør den på normal vis. Herefter aftrædes medarbejderen.
  3. Genaktivér medarbejderen ved at søge på medarbejderen under ”Medarbejdere” eller filtrér medarbejderne ved at få vist dem der er aftrådte. Gå ind på medarbejderen og klik på ”Genaktivér” i øverste, højre hjørne. Her kommer en lille pop-up frem, hvor du skal vælge Medarbejdetype: ”Medarbejder” og Løntype: ”Fast løn (funktionær/direktør)”. ”Nulstil saldo” skal stå som ”Aktiv”. I visse tilfælde kan det dog forekomme, at den oprindelige saldo skal med – så skal "Nulstil saldo" stå som ”Inaktiv”. Tjek efterfølgende om startsaldoen er korrekt under Medarbejder > Startsaldo.
  4. Medarbejderen er nu aktiv og vedkommendes informationer kan opdateres/udfyldes under: Medarbejder > Profil > Ansættelse > Lønprofil.

Sikkerhed

Er det sikkert at bruge Zenegy?

Zenegy overholder alle gældende regler for kryptering og sikrer dine oplysninger mod potentielle indtrængere.

Hvad gør Zenegy i forhold til GDPR og databehandleraftale?

Zenegy overholder naturligvis kravene til GDPR, og vi har bl.a. gjort det let for vores kunder at generere en databehandleraftale direkte på vores website. Opret en databehandleraftale her.

Kan alle se mine personlige oplysninger?

Svaret er simpelt – nej. Dine private digitale data er i trygge hænder hos os.

Hvad er to-factor-login?

Det er et ekstra sikkerhedsmodul med to-faktor-login til dig selv og dine medarbejdere. Med to-faktor-login vil du og dine medarbejdere modtage en unik kode på mobilen, som skal indtastes, når I logger ind på Zenegy. Dette øger sikkerheden for dine data. Du kan både modtage login- og backupkoder via SMS. Sikkerhedsmodulet er gratis.

Opstart

Hvorfor kan jeg ikke logge ind i systemet, når jeg er blevet inviteret af min arbejdsgiver?

Det er vigtigt, at du som medarbejder aktiverer din profil via linket indenfor 24 timer efter at være blevet inviteret. Efter 24 timer lukkes der ned for linket.

Hvorfor kan jeg ikke oprette et lønkørselsabonnement?

Abonnementer tilføjes under Min virksomhed >Abonnement. Her klikker du på Zenegy abonnement og tilføjer dine kreditkortoplysninger. Vi modtager Mastercard, Visakort eller VisaDankort. Det vil sige, at vi ikke modtager et rent Dankort - kun VisaDankort.

Kan man betale sit abonnement med Dankort?

Abonnement skal betales med kreditkort og/eller debitkort - Dankort kan ikke anvendes i den nuværende løsning.

Hvor henter/opdaterer jeg skattekort?

Skattekort opdateres automatisk hver nat, hvor der hentes nye skattekort. Man kan også vælge at hente skattekort med det samme, når man opretter medarbejderen. Man skal her være opmærksom på ventetiden hos SKAT. Skattekortene opdateres én gang i døgnet - typisk om natten.

Hvorfor får jeg ikke faktura fra feriegiro eller ATP - kun rykkerbeskrivelser?

Du skal give feriegiro og ATP besked om, at du har skiftet lønudbyder, som ikke betaler virksomhedens ATP og feriepenge.

Lønkørsel

Hvilke registreringer tages med i en lønkørsel?

Kørsel og timer tages med, såfremt det er godkendt. Fravær som godkendes bagudrettet i en ny lønkørsel tages ikke automatisk med i næste lønkørsel - her skal man i oprettelsen af lønkørslen slå avancerede indstillinger til og angive perioden for fravær - eksempelvis 1.1.2018 frem til den dato, som der køres løn for - så kommer alt bagudrettet godkendt fravær med i lønkørslen.

Hvornår er der deadline for lønkørsel via Nets?

Den anden sidste hverdag i måneden inden kl. 10:00, såfremt den følgende dag er en disponibel dato - dvs. at det ikke er en helligdag eller bank lukkedag. F.eks. hvis den sidste hverdag i måneden er en fredag, så skal lønnen være godkendt inden kl. 10.00 om torsdagen. Det er dog altid en god idé at være i god tid og få lønnen godkendt inden den sidste dag.

Får jeg med Netsaftale også automatisk betalt ATP og feriepenge?

Nej, dette skal du selv sørge for manuelt at få betalt. Fakturaen kommer i virksomhedens e-boks, som kan betales i netbank. Hvis fakturaen bliver tilmeldt PBS i netbank, så vil fremadrettede betalinger til ATP og feriegiro automatisk blive trukket på virksomhedens bankkonto.

Hvor betaler jeg fritvalg og SH saldoen?

Dette aktiveres under "Avancerede muligheder", hvor udbetalingen sker for alle medarbejdere, der er omfattet af lønkørslen. Skal det gøres for en enkelt medarbejder, udføres dette under selve lønkørslen under AM-pension. Her taster du beløbet der skal udbetales.

Hvor slår jeg ferietillægget til i lønkørslen (1 gang årligt i april og maj mdr.)

Ferietillæg udbetales i forbindelse med lønkørslen, hvor det slås til under "Avancerede muligheder". Når ferietillæg er slået til, så udbetales det for alle medarbejdere, der er omfattet af lønkørslen og som har ferietillæg på deres profiler. Kontoen tømmes hermed for tilgodehavende ferietillæg.

Hvorfor beregnes der ikke ATP?

Der kan være flere grunde til, at der ikke beregnes ATP. Det kan skyldes, at medarbejderen er under 16 år, arbejder mindre end 9 timer pr. uge eller hvis medarbejderen er ansat som løsarbejder. Læs mere om ATP's regler på deres hjemmeside.

Hvorfor fejler min lønkørsel?

Der kan selvfølgelig være flere årsager til, at lønkørslen fejler. Men den mest hyppige årsag som vi støder på er, at du ikke er registreret som arbejdsgiver på www.virk.dk.

Hvorfor kan jeg ikke se en medarbejder på min lønkørsel?

De ting du kan tjekke er; om medarbejderen er færdigoprettet i ansættelsen på medarbejderens profil, om startdatoen for medarbejderen er senere end lønkørslen eller om medarbejderen har status "aktiv" under medarbejderens ansættelse. Det kan også skyldes, at du har oprettet medarbejderen efter du har startet din lønkørsel.

Hvorfor kan medarbejderen ikke se sine feriepenge?

Medarbejderen kan ikke se sine feriepenge på borger.dk, før virksomheden har indberettet feriepengene til feriegiro. Der er forskellige deadlines for hvornår virksomheden skal gøre det. F.eks. skal virksomheden indbetale feriepenge til FerieKonto hvert kvartil for de medarbejdere, der er timelønnede. Se betalingsfrister for virksomheder her.

Hvorfor er lønnen trukket på virksomhedens bankkonto, men endnu ikke på medarbejderens konto?

Det du selv kan gøre er at gå til Min virksomhed > Rapporter > Betalinger > søg på medarbejderen og tjek, om der står fejl ud for vedkommendes nettoløn - dette tyder på, at der er registreret et forkert reg. nr. Eller kontonummer - beløbet er derfor returneret til virksomhedens bankkonto.

Hvorfor er den ferieberettigede løn anderledes denne måned i forhold til sidste måned - når bruttolønnen er den samme?

Det skyldes formentlig, at der er afholdt ferie, og der optjenes ikke ferieberettiget løn af de feriedage der afholdes.

Integrationer

Hvordan integrerer jeg Zenegy med e-conomic?

For at integrere Zenegy med e-conomic skal du have en e-conomic konto. Du kan se en videoguide til hvordan denne integration opsættes her.

Hvordan integrerer jeg Zenegy med Danmarks Statistik?

  • Log ind på din Zenegy-konto.
  • Vælg ”Apps” i menulinjen
  • Vælg Danmarks Statistik
  • Bekræft, at appen må få adgang til din Zenegy-konto ved at klikke på ”godkend adgang”.
  • Indtast dine Zenegy-oplysninger.
  • Forbind Zenegy og Danmarks Statistik ved at gennemgå dine medarbejdere.
  • Du kan nu vælge grupper ud via afdelinger eller p-numre.

Hvordan integrerer jeg Zenegy med Dinero?

For at oprette integrationen mellem Zenegy og Dinero kan du se vores supportvideo, der indeholder en step-by-step guide til opsætningen. Find den her.