Enheder og Adgange

Intro

Med Zenegy HR - Enheder og adgange kan du holde du styr på, hvilket udstyr og IT-adgange de enkelte medarbejdere har fået stillet til rådighed.

Denne vejledning retter sig mod dem der skal oprette og vedligeholde systemet.

Af samme årsag sker tingene en smule baglæs i forhold til hvordan systemet bruges til hverdag.

 

Kategorier

Hele systemet er bygget op omkring kategorier. Kategorier styrer felter og godkendelse for de enheder der tilhører kategorien.

Man kan ikke oprette enheder eller styre tildeling uden en kategori.

For at hjælpe dig igang er modulet født med nogle standard kategorier som du kan benytte eller slette.

Som Enheds- og adgangsmanager eller ejer kan du oprette nye kategorier i øverste højre hjørne.

Opret eller rediger kategorier

Opret eller rediger kategori

Navn

  • Når du opretter en kategori skal du først tage stilling til dens navn. 

Overkategori

  • Hvis kategorien skal oprettes som del af et hieraki og hierarkisk skal ligge under en anden kategori så vælger du denne kategori her.

Type

  • Her vælges om det er en enhed eller en adgang.
  • Enhed - En enhed er noget der fysisk udleveres og kan tilbageleveres.
  • Adgang - En adgang udleveres til en person og destrueres ved tilbagelevering.

Ikon

  • Zenegy har på forhånd oprettet en masse ikoner som du kan vælge imellem.
  • Ikoner gør det senere nemmere, at visuelt identificere enheder, der er oprettet inden for kategorien.

Beskrivelse

  • Beskrivelsen bliver tilgængelig for alle medarbejdere og kan hjælpe Anmodere til at vælge den rette kategori.

Tilføj felter til supplerende information

Dette er et af de stærkeste værktøjer når du opretter kategorier.

Her kan du tilføje felter til supplerende information om kategorien ved at definere dine egne felter.

Feltnavn

  • Her kan du give det felt du vil oprette et navn

Skal udfyldes

  • Her definerer du om det er påkrævet at udfylde feltet når man laver en enhed i denne kategori.
  • Eksempelvis IMEI felt i forbindelse med oprettelse af en telefon, eller et serienummmer på en computer.

Felt validering

  • Du har mulighed for at lave din egen felt validering via Reg. Ex.
  • Du bør konsultere en udvikler for at bruge denne funktionalitet.
  • Zenegy yder ikke support på denne funktionalitet
  • Du kan læse mere her.

Data type

  • Her kan du vælge hvilken type felt det er du opretter.
  • Dette vil være bestemmende for hvilken data brugerne kan indsætte i feltet.
    • Afkrydsningsfelt - Flueben
    • Dato
    • Tal
    • Tekst
    • Værdi

Tilføj rettigheder og godkendelser

Et andet vigtigt værktøj er oprettelse af rettigheder og godkendelser.

Når du begynder at bruge denne funktionalitet skal alle følge de regler du opstiller. Også selv om du er Enheds- og adgangs Manager eller ejer. Du kan som disse selvfølgeligt lave kategorien om, men når du laver en regel så er den for alle i det øjeblik du bruger systemet.

Anmoder

  • Dette er et af de mest komplekse begreber i forbindelse med enheder og adgange.
  • Det er typisk mere komplekst for dem der skal administrere systemet end dem der rent praktisk bruger det til hverdag.
  • En anmoder kan anmode om en kategori til sig selv eller på vegne af andre.
  • Bemærk at en kategori ikke er lig en enhed.
  • Det der sker ved en anmodning er at man anmoder om en enhed inden for en given kategori.
  • Det er så op til Udfører om der skal oprettes, indkøbes, eller om der skal vælges en enhed fra et lager.
  • Eksempel:
    • En leder anmoder om kategorien "Mobiltelefon".
    • Efter eventuel godkendelse så skal Udfører så vælge om denne vil udlevere en fra lager eller indkøbe en ny telefon der så udleveres.

Godkendelse 1

  • Her angives hvem der skal godkende en anmodning om en given kategori.
  • Godkendelse sker parallelt.
  • Det er nok at en af de angivne godkendere godkender.

Godkendelse 2

  • Her angives hvem der skal godkende en anmodning om en given kategori.
  • Godkendelse sker parallelt.
  • Det er nok at en af de angivne godkendere godkender.

Udfører

  • Her angives den eller de personer som rent praktisk udfører anmodning.

Sletter

  • Her kan angives den eller de personer der er ansvarlige for at slette eller godkende at en enhed kan slettes inden for en given kategori.

Kigge adgang

  • Her kan angives hvem der må se enheder der er oprettet inden for en given kategori.

Husk at klikke ”Gem”, når kategorien er klar.

Anmodninger

Under Anmodninger finder man en oversigt over alle aktuelle anmodninger.

Hele dette view bruges af anmodere, godkendere, udførere og slettere da alle de ting man foretager sig er baseret på anmodninger.

Man kan sortere oversigten ved at benytte dropdown-menuerne øverst.

 

Anmodere

Er man for en given kategori blev sat til at være Anmoder kan man oprette en anmodning på egne eller andres vegne.

Man kan oprette nye anmodninger i øverste højre hjørne.

  • Vælg modtager
  • Tilføj note
  • Vælg kategorier

Godkendere

For dem der er angivet som godkendere for en given kategori vil anmodning om godkendelse fremgå hvor man kan vælge at godkende eller afvise.

Udførere

Den der er angivet som udfører for en given kategori vil kunne se og udføre anmodninger her.

Under anmodninger vælger kan Udfører gå i gang med behandlingen ved at klikke på knappen ”Udfør” og kommer til skærmbilledet ”Anmodningsdetaljer”.

Har man enheder på lager kan man vælge fra listen ellers opretter man en ny enhed.

Slettere

Er man angivet som sletter for en given kategori vil man her kunne se anmodning om sletning og kan enten afvise eller gennemføre disse.

 

Enheder og Adgange

Her har du en oversigt over alle de enheder og adgange der er udleveret, slettet eller på lager.

Du kan sortere oversigten ved at benytte dropdown-menuerne øverst, og du kan oprette nye enheder og adgange i øverste højre hjørne.

Når man går ind på en ledig enhed kan man tildele denne til en medarbejder, med mindre der er oprettet anmodere og godkendere på kategorien.

I så fald skal man følge denne arbejdsgang.

Grupper

Her kan man oprette og se en oversigt over de grupper.

Du kan oprette nye grupper i øverste højre hjørne.

I stedet for at tildele en enkelt medarbejder en rolle som anmoder, godkender, udfører eller sletter kan man oprette grupper.

Opret gruppe

Man indsætter gruppens navn øverst på siden.
Derefter går man til ”Vælg medarbejdere”. Her klikker man på + for at vælge de medarbejdere, der skal med i gruppen.
Ens valg ligger herefter under ”Valgte medarbejdere”. Hvis man ønsker at slette en medarbejder klikker man på – knappen.

Husk at klikke ”Gem” i øverste højre hjørne, når gruppen er klar.

Medarbejder app

Enheder & Adgange er også tilgængelig i Medarbejder appen. Her kan medarbejdere se en oversigt over alle tildelte enheder og IT-adgange. Medarbejdere kan også bruge app'en til at bekræfte modtagelsen af nyt udstyr eller tildelte IT-adgange, samt se en status på aktuelle anmodninger. På denne måde kan medarbejderne altid håndtere og holde styr på deres udstyr og IT-adgange på farten.