Enheder og Adgange

Intro

Med Zenegy HR - Enheder og adgange kan virksomheden holde du styr på, hvilket udstyr og IT-adgange de enkelte medarbejdere har fået stillet til rådighed.

Denne vejledning retter sig mod dem der skal bruge systemet som normale brugere.

Generelt - Anmodninger

Anmodninger er et helt central begreb i enheds og adgangs modulet. Alt sker på baggrund af anmodninger.

Man anmoder om en enhed, anmoder om godkendelse, udlevering, bekræftelse, returnering, sletning osv osv.

Hele modulet er bygget til at tilgodese både store og små virksomheder alt efter deres kompleksitet i deres process. Kompleksiteten bestemmes via de kategorier man opretter.

Under Anmodninger finder du en oversigt over alle dine aktuelle anmodninger. Alt efter dine tildelte rettigheder kan du udføre forskellige handlinger på dine anmodninger. Du kan sortere oversigten ved at benytte dropdown-menuerne øverst, og hvis du har rettighederne kan du oprette nye anmodninger i øverste højre hjørne.

En typisk process hos en større virksomhed vil se således ud:

  • En medarbejder der har rettigheden Anmoder anmoder om at en enhed fra Kategorien telefon skal udleveres til en Medarbejder.
  • Hvis der er medarbejdere oprettet som Godkendere i forbindelse med denne Kategori så notificeres disse.
  • En Godkender godkender at der må udleveres en enhed fra Kategorien telefon til Medarbejderen.
  • Når anmodningen er godkendt så notificeres Udfører om at anmodningen må gennemføres.
  • En Udfører kan enten:
    • Vælge en passende telefon fra sit lager og udlevere den.
    • Bestille en telefon hos et teleselskab, registrere den ved at oprette en ny enhed og så udlevere den.
  • Når telefonen er udleveret skal Medarbejderen Bekræfte udlevering.
    • Det er kun medarbejderen der kan bekræfte en udlevering.
  • Efter endt brug skal der ske en Returnering.
  • Medarbejderen laver en returnerings anmodning.
  • Udfører bekræfter returnering af telefonen.
  • Udfører kan nu enten ligge telefonen tilbage på lager så den kan udleveres til en anden medarbejder eller vælge at slette enheden hvis den ikke længere har værdi.
  • Hvis en medarbejder er oprettet som Sletter vil denne blive notificeret og skal godkende om enheden kan slettes eller ej.

En typisk process hos en mindre virksomhed vil se således ud:

  • Der er ikke oprettet nogen roller for Kategorien.
  • Ejer Opretter en telefon inden for Kategorien telefon.
  • Ejer Udleverer en telefon til en medarbejder.
  • Medarbejder Bekræfter udlevering.
  • Efter endt brugt så Returnerer medarbejderen telefonen.
  • Ejer Bekræfter tilbagelevering og kan frit ligge den tilbage på lager eller slette telefonen hvis den ikke længere har værdi.

Generelt - Kategorier

Et andet centralt begreb er Kategorier. Alle enheder tilhører en kategori.

Når man gerne vil have en enhed udleveret så opretter man en anmodning. Det man anmoder om er en enhed inden for en given Kategori. 

 

Eksempelvis vil man som gerne have en Telefon udleveret. Så bestiller man Kategorien Telefon, da man rent faktisk ikke endnu ved hvilken specifik enhed der vil blive udleveret.

Det kan være man har en Telefon på lager eller det kan være der skal bestilles en helt ny Telefon fra en teleudbyder.

Først når man rent faktisk har den specifikke enhed og kan udlevere denne går anmodningen fra at være en anmodning om en Telefon (Kategori) til at være udlevering af Telefonen (En specifik fysisk enhed).

Opret anmodning

Er man blevet tildelt retten som Anmoder kan man oprette en anmodning.

Et eksempel kan være ved ansættelse af en ny medarbejder. Så vil lederen af en given afdeling anmode om at nogle enheder og adgange tildeles til den nye medarbejder.

Derved igangsættes hele processen

 

Vælg medarbejder

  • Her vælges den medarbejder der skal have enheden eller adgangen tildelt.

Tilføj note

  • Her kan man skrive en note til den der skal udføre anmodningen.

Vælg kategorier

  • Herfra vælges de kategorier man ønsker enheder fra.
  • Man klikker på + for at vælge de enkelte kategorier af enheder eller adgange, der skal med i anmodningen.

Valgte kategorier

  • Her fremgår de kategorier som man har valgt at man gerne vil tildele enheder inden for.
  • Man kan tilføje en kommentar til hver enkelt kategori.
  • Eksempelvis vil man gerne bestille en sort telefon med 128 GB, så bestiller man en enhed fra kategorien Telefon og skriver en kommentar til sin anmodning om at den gerne må være sort og med 128 GB. Den der udfører anmodningen vil nu kunne se kommentaren.

Husk at klikke ”Gem” i øverste højre hjørne, når anmodningen er klar.

Godkend anmodning

Hvis man inden for en kategori har fået tildelt rollen som godkender vil man blive notificeret hver gang der ligger en ny anmodning som man skal godkende.

Man går blot ind under Anmodninger og enten godkender eller afviser anmodningen.

Udførelse af en anmodning

Er man blevet tildelt rollen som udfører kan man påbegynde behandlingen af en anmodning ved at klikke på knappen ”Udfør”.

Man kan se detaljerne i den enkelte anmodning ved at klikke på den lille trekant for enden af de enkelte linjer.

Når du under anmodninger vælger at gå i gang med behandlingen ved at klikke på knappen ”Udfør”, kommer du til skærmbilledet ”Anmodningsdetaljer”.

Det er her du knytter enheder og adgange sammen med den enkelte medarbejder.

Der er overordnet to muligheder:

  • Udlever enhed fra lager
  • Opret enhed

Udlever enhed fra lager:

Hvis du har enheder eller adgange på lager, vil det fremgå af oversigten.

Du vælger blot den enhed der skal udleveres og klikker på "Udfør" øverst til højre.

Opret enhed:

Hvis der ikke er enheder eller adgange på lager eller de ikke passer til formålet, skal du oprette en ved at klikke på ”Opret enhed”.

Typisk har man her en sideløbende process i form af indkøb og klargøring af enheden.

Når man så har købt enheden og denne er klar til at blive udleveret kan man klikke på "Opret enhed".

Opret enhed eller adgang

Som Udfører kan du oprette enheder og adgange i forbindelse med en anmodning.

Opret enhed eller adgang

Enhedens navn

  • Preudfyldes med navnet på kategorien for at minimere indtastning.

Udskiftnings dato

  • Her kan udfyldes en dato hvor enheden skal udskiftes.
  • Der er for nuværende ikke knyttet notifikation til.

Afleverings dato

  • Her kan udfyldes en dato hvor enheden skal returneres.
  • Der er for nuværende ikke knyttet notifikation til.

Kan købes efter brug

  • Her angives om medarbejderen må købe enheden ud.

Må bruges privat

  • Her angives om medarbejderen må bruge enheden privat.

Beskrivelse

  • Her kan man tilføje en specifik beskrivelse af netop denne enhed.

Vær opmærksom på, at visse kategorier af enheder og adgange kræver, at du udfylder supplerende informationer i nederste højre hjørne. Du klikker på fold ud for at se disse felter.

Husk at klikke ”Gem” i øverste højre hjørne, når enheden eller adgangen er klar. Du kan nu tilknytte enheden til anmodningen.

Udlevering af enhed

Når en anmodning er blevet godkendt og udført, skal man som medarbejder godkende udleveringen.

Det er kun medarbejderen der kan godkende udlevering. Der findes ingen roller der kan godkende udlevering på vegne af en medarbejder.

Enheder og Adgange i Medarbejder app

Enheder & Adgange er også tilgængelig i Medarbejder appen. Her kan medarbejdere se en oversigt over alle tildelte enheder og IT-adgange. Medarbejdere kan også bruge app'en til at bekræfte modtagelsen af nyt udstyr eller tildelte IT-adgange, samt se en status på aktuelle anmodninger. På denne måde kan medarbejderne altid håndtere og holde styr på deres udstyr og IT-adgange på farten.

Returnering af en enhed

Når man er færdig med at bruge en enhed kan man returnere denne.

Man kan både som medarbejder eller som medarbejder med rollen Enheds- og adgangs Manager returnere en enhed respektivt på egne vegne eller på andres vegne.

Dette sker ved at man går på sin egen eller medarbejderens profil, vælger enheder og adgang og returnerer de ønskede enheder.

Dette starter tilbagelevering processen hvor udfører skal godkende tilbagelevering.

Når Udfører har godkendt tilbage leveringen så kan Udfører vælge em enheden skal ligges tilbage på lager og dermed kan udleveres igen eller om den skal slettes.

Sletning

Har man som medarbejder fået rollen som Sletter vil anmodning om sletning fra Udfører resultere i en notifikation.

Sletter kan så gå ind under anmodninger og vælge at slette enheden eller afvise anmodningen.

Hvis anmodningen afvises ligges enheden tilbage på lager.