Step-by-step guide til lønkørsler i Zenegy

  1. Oprettelse af lønkørsel
  2. Kontrol og redigering af lønkørsel
  3. Kontrol og afvigelse af lønkørsel
  4. Godkendelse af lønkørsel

1. Oprettelse af lønkørsel

1.a 

Når du har trykket på "Lønkørsel" i topmenuen i Zenegy, kan du vælge mellem 5 lønkørselstyper:

Månedsløn (forudbetalt), Månedsløn (bagudbetalt), B-indkomst, 14-dages løn eller nulindberetning. 

1b.  

Når du har trykket på eksempelvis Månedsløn (bagudbetalt) skal du nu vælge lønperioden. Du vælger dermed lønperioden, hvor du vil medtage godkendte registreringer. 

"Fra og til" definerer som udgangspunkt, hvornår din lønperiode foregår, samt for hvilken periode du vil medtage godkendte registreringer i din lønkørsel.

"Dispositionsdato" definerer hvornår du ønsker, at lønnen skal udbetales og være til rådighed for de pågældende medarbejdere. 

"Besked om lønsedler til medarbejder" definerer hvornår du ønsker, at medarbejderne skal modtage deres lønsedler i Zenegy. 

 

Når du har valgt perioden, kan du trykke "Fortsæt".

 

1c. "Vis avancerede muligheder" åbner op for flere avancerede muligheder under lønkørslen.

"Periode for fraværsregistreringer" definerer hvilken periode, hvorfra du vil medtage godkendte registreringer. Det betyder, at du vil kunne medtage "gamle" godkendte registreringer, skulle medarbejderen have glemt at registrere dem.

"Periode for kilometerregistreringer" definerer hvilken periode, hvorfra du vil medtage godkendte registreringer. Det betyder, at du vil kunne medtage "gamle" godkendte registreringer, skulle medarbejderen have glemt at registrere dem.

"Periode for timeregistreringer" definerer hvilken periode, hvorfra du vil medtage godkendte registreringer. Det betyder at du vil kunne medtage "gamle" godkendte registreringer, skulle medarbejderen have glemt at registrere dem.

"Periode for tillæg og fradrag"  definerer hvilken periode, hvorfra du vil medtage godkendte registreringer. Det betyder at du vil kunne medtage "gamle" godkendte registreringer, skulle medarbejderen have glemt at registrere dem.

"Note til alle medarbejdere" definerer en mulighed for at skrive en fælles note til lønsedlen til alle medarbejdere. Det kunne eksempelvis være "glædelig jul", "god sommerferie" eller "Godt arbejde!".  

"Udbetal ferietillæg" definerer om ferietillægget skal udbetales på ALLE medarbejdere i den pågældende lønkørsel (dette er dog kun relevant i langt de fleste tilfælde i maj måned).

"Udbetal SH saldo" definerer om SH saldoen skal tømmes for ALLE medarbejdere i den pågældende lønkørsel (kun relevant hvis man har SH).

"Overfør SH til feriepenge" definerer om hele SH-saldoen skal overføres til feriepenge for ALLE medarbejdere i den pågældende lønkørsel (kun relevant hvis man har SH).

"Udbetal fritvalg" definerer om fritvalgskontoen skal udbetales for ALLE medarbejdere i den pågældende lønkørsel (kun relevant hvis man har fritvalg).

"Send ikke besked til medarbejderne om lønsedler" definerer om du ønsker ikke at sende besked om lønsedler til medarbejderne i den pågældende lønkørsel. 

 

1d. Valg af medarbejdere i lønkørslen. Her vælges medarbejdere til den pågældende lønkørsel.

Man kan vælge "Tilføj alle", hvilket medtager alle medarbejdere i det pågældende vindue. I ovenstående tilfælde er alle medarbejdere i virksomheden tilføjet til vinduet.

Man kan søge og filtrere på tværs af afdelinger, medarbejdere og løntyper og efterfølgende tilføje medarbejderne til lønkørslen, hvis man ikke ønsker at køre en lønkørsel, hvor man medtager alle medarbejdere.

 

Tryk herefter på "Fortsæt", for at komme ind i lønkørselskladden.

 

2. Kontrol og redigering af lønkørsel

2a. Lønkørselskladden

 

Øverst i lønkørselskladden kan du altid filtrere på de medarbejder/afdelinger du ønsker at se: 

Lønkørselskladden er inddelt i forskellige faner, hvor man kan kontrollere og justere medarbejdernes løn.

Zenegy har samtidig en lønsimulering, som bliver foretaget direkte i interaktivt design, så man kan se hvert element af de godkendte registreringer, tillæg/fradrag

Man kan altid gå ind og se den "traditionelle" lønkladde i PDF-format, hvis man klikker på "Se lønseddel" ovenover simuleringen af lønsedlen i den sorte bjælke.

Generelt-fanen

viser medarbejderens "Lønprofil" og alle de elementer og faste tillæg/fradrag, som man har oprettet på den pågældende medarbejder. I tilfældet nedenunder er medarbejderen oprettet med fast løn, samt fri telefon og fri bil. 

Hvis du har tillæg og fradrag (ex. bonus, acontoløn), som du ønsker at tilføje specifikt til denne lønkørsel, så oprettes dette under "tilføj tillæg og fradrag" i selve lønkørselskladden. 

Du kan ligeledes oprette timer, pensioner, personalegoder og alle lønelementer under selve lønkørslen.

Kørselsfanen

I Kørselsfanen har man mulighed for at se, hvor mange godkendte kilometer, som er medtaget i den pågældende lønkørsel. 

Man kan derudover også tilføje ekstra kilometer til lønkørslen i tilfælde af, at medarbejderen ikke har registreret kørsel i Zenegy.

Zenegy justerer automatisk kilometerkørsel fra høj til lav sats, såfremt medarbejderen har kørt over 20.000 km på et år. 

Ferie og fravær-fanen

I Ferie og fraværs-fanen kan man se hvilke godkendte registreringer, som er blevet tilføjet i lønkørslen. 

I tilfældet af at medarbejderen ikke har registreret ferie eller fravær igennem Zenegy, ville man nemt kunne registrere ferie og/eller fravær for medarbejderen. 

Nedenstående billede viser en medarbejder, som har fået 4 sygedage godkendt til lønkørslen. 

Timer

I Timefanen kan du se alle de timeregistreringer, som er blevet godkendt til den pågældende lønkørsel.

Man altid tilføje og redigere timeregisteringer i lønkørslen, hvis man har enten lønbogholder-fuld adgang eller lønbogholder-begrænset adgang.

 

I Timefanen kan du ligeledes søge på tværs af afdelinger for at se de respektive timeregistereringer, samt godkende og medtage afventende registreringer, som man ikke har fået i første omgang (ex. hvis man havde glemt at godkende en timeregistrering).

 

Tillæg og Fradrag-fanen

Under tillæg og fradrag-fanen, kan man se respektive registreringer på hhv. tillæg og fradrag, som er blevet medtaget i lønkørslen.

 

Ovenstående billede viser en medarbejder som har fået godkendt en registrering på rejsegodtgørelse, som er medtaget i lønkørslen den pågældende måned.

Ligeledes kan man oprette disse tillæg og fradrag under selve lønkørslen i tilfælde af, at medarbejderen har glemt at registrere det.

*Rettelser på lønkørsel ligger på en fane for sig.

Historik

Under fanen historik i lønkørslen, kan man se den fulde log over hele lønkørslen. 

Det indebærer de ændringer som er blevet foretaget, hvor de er blevet foretaget, hvad ændringerne er fra/til, hvem der har foretaget ændringen, samt tidspunktet for ændringen og hvorvidt det er sket via app, browser eller 3.partssystemer.

Når man er færdig med at kontrollere lønkørslen og udbetalingen, kan man trykke "Fortsæt" og komme til 2. kontrol i Zenegy.

 

3. Kontrol og afvigelse af lønkørsel

Zenegys 2. lønkørselskontrol viser om der er nogle fejl, advarsler eller afvigelser i lønkørslen.

Derudover kan man herfra downloade en afvigelses- og eller lønkørselsrapport.

"Fejl" er defineret ved, at man ikke får lov til at gennemføre lønnen (eksempelvis hvis en medarbejders CPR-nummer ikke eksisterer).

"Advarsler" er defineret ud fra nogle standarder Zenegy lønsystem har bestemt. Man kan gennemføre lønnen på trods af advarsler, de er blot til for at gøre opmærksom på den pågældende advarsel (eksempelvis hvis en medarbejder har 55% i trækprocent og 0 i fradrag. Så oplyser Zenegy om, at man burde tjekke skattekortet i tilfælde af, at det ikke er trukket ind fra SKAT.)

"Afvigelsesrapporten" præsenteres ud fra et sæt parametre, som man selv definerer under "Min virksomhed"→ "Løn og bank".

Såfremt en medarbejder præsenteres i afvigelsesrapporten, kan man tilmed trykke på medarbejderens profil, hvorefter man kan se samtlige af de lønelementer, der afviger fra sidste lønkørsel. 

"Lønkørselsrapporten" indeholder en excel-rapport over samtlige lønelementer i lønkørslen på samtlige medarbejdere, som man har medtaget i lønkørslen. Dette kan give et overblik over eventuelle afvigelser eller generelt overblik over lønkørslen.

4. Godkendelse af lønkørsel

Sidste step i lønkørslen er godkendelse af lønkørslen. 

Her summeres de enkelte udbetalinger og kategoriseres under lønudbetalinger, skattebetalinger, pensionsbetalinger, feriepengeudbetalinger, ATP-bidrag og barsel.

Derudover vises lønperioden og dispositionsdatoen igen for at sikre overblikket over lønkørsel.

For at gennemføre lønnen skal man klikke på "Anmod om kode" og herefter sendes en 6-cifret bekræftelseskode til brugerens mobiltelefon.

Denne skal indtastes og herefter kan man klikke "Kør løn" og så vil lønnen blive gennemført.