Afdelinger og bogføring

Her kan du oprette og redigere afdelinger og kontoplaner for hver afdeling.

Som udgangspunkt har du kun afdelingen Standard.

Denne afdeling er prædefineret med en e-conomic standard kontoplan.

Der er ingen begrænsninger på antallet af afdelinger, du kan oprette.

Opret afdeling

Hvordan opretter jeg en ny afdeling? 

For at oprette en ny afdeling i Zenegy skal du trykke på Min virksomhed > Afdelinger og bogføring og så på den blå knap Opret Afdeling.

Her indskrives Afdelingens navn og der tildeles et afdelingsnummer. 

Der kan tildeles en afdelingsansvarlig. Vedkommende kan godkende ferie, timer, kilometer og se medarbejderinformation. 
Husk at for at det er muligt for brugeren at se det nødvendige, skal denne sættes op med rollen Afdelingsleder, under "Roller".
Vælger man ikke at have en afdelingsansvarlig, så vil det kun være brugere, der er registreret som virksomhedsejer, lønbogholder eller administrator, som kan godkende og se informationer. 

Sidst skal du vælge kontoplan for de poster, der skal bruges ved bogføring af løn i virksomheden økonomisystem. 
Har du en standard kontoplan i enten e-conomic eller Dinero, så kan du vælge denne opsætning direkte i oprettelsen af afdelingen.
Hvis virksomheden har en anden kontoplan end standarden, i disse systemer, er man stadig nødsaget til at vælge enten e-conomic eller Dinero. 
Efterfølgende kan opsætningen ændres, således at den passer til virksomhedens kontoplan. 

Rediger en afdeling

Hvordan redigerer jeg en afdeling? 

For at redigere en afdeling i Zenegy skal du trykke på Min virksomhed > Afdelinger og bogføring og så på den lille blyant, til højre på linjen med den afdeling der ønskes ændret.

Selvom der er kørt løn på en afdeling, vil det være muligt at ændre alle informationer på afdelingen.

Hvis du vælger at tilføje en afdelingsansvarlig, vær da opmærksom på at vedkommende har rollen Afdelingsleder, under "Roller".

 

Afdelinger som cost centre

Typisk vil man vælge at opdele sin virksomhed i nogle afdelinger og man kan via afdelinger få et overblik over lønpres og -udvikling i hver afdeling.

Når du gennemfører lønkørsler, så lægges lønomkostninger ned på hver afdeling.

Tip:

- Forbind Zenegy med Microsoft Power BI for at hente data ud og visualisere det.

- Tal med din revisor eller bogholder om, hvordan du bedst får de rette tal og opsætning.

Her er nogle eksempler på hvad du kan bruge det til:

Eksempel afdelinger:

Har du timelønnede medarbejdere, kan de registrere timer på hver enkelt afdeling. Det betyder fleksibilitet i forhold til medarbejdere, der arbejder på tværs af afdelinger, således at timer, lønpres og lønudvikling i hver afdeling afspejles korrekt.

Eksempel fysiske kontorer:

Hvis du har flere fysiske kontorer med værksted, kan du let skabe overblik over lønsomhed i hver afdeling.

Du kan eksempelvis have afdelinger med ID og navne således, her med hovedkontor i Kolding og selvstændigt kontor i København:

  • 101 - Kolding - Ledelse
  • 102 - Kolding - Backoffice
  • 103 - Kolding - Salg
  • 104 - Kolding - Marketing
  • 105 - Kolding - Værksted
  • 203 - København - Salg
  • 204 - København - Marketing
  • 205 - København - Værksted

Eksempel restaurant:

I en restaurant hvor en medarbejder både arbejder som tjener ved bordene og som bartender, kan medarbejderen registrere timer på de forskellige arbejdsstationer.

Du kan eksempelvis have afdelinger med ID og navne således:

  • 101 - Velkomst / Host
  • 102 - Bar
  • 103 - Køkken
  • 104 - Tjener
  • 105 - Rengøring
  • 106 - Backoffice

Afdelinger i forbindelse med Roller, Registreringer og Notifikationer

Hvis du kombinerer Roller med Afdelinger, får du et solidt godkendelsesværktøj for Registreringer, hvor du giver dine ledere mulighed for at godkende registreringer oprettet af medarbejderne herunder kilometer, timer, fravær og tillæg.

Når du har angivet en eller flere afdelingsledere, skal du give dem en Rolle

  • Afdelingsleder med fuld adgang
  • Afdelingsleder med begrænset adgang

Hvis du har slået Notifikationer til under Min virksomhed > Grundlæggende > Indstillinger vil dine ledere modtage notifikationer, når der er nye registreringer.

Afdelinger i forbindelse med ERP systemer

Afdelinger og deres kontoplaner er specielt vigtige, hvis du skal integrere med et ERP- eller økonomisystem.

Når du laver en lønkørsel bliver dine lønposteringer bogført ned på kontoplanen for afdelingen. Derfor er det vigtigt, at du sætter kontoplanen korrekt op, inden du kører din første løn.

Har du slået afdelinger til i dit ERP system, så skal du huske at mappe afdelingsnumrene, så de stemmer overens.

 

Opsætning af kontoplan

Når en lønkørsel genereres i Zenegy, vil der dannes en fil med bogføringsposter, som kan indlæses eller overføres direkte til virksomhedens økonomisystem. 

Kontoplanen varierer fra virksomhed til virksomhed og det er derfor muligt at opsætte de forskellige bogføringsposter, til de konti som ønskes brugt og derved gøre bogføringen af løn simpel. 

Hvordan opsætter jeg kontoplanen? 

For at opsætte kontoplanen skal du tilgå Min virksomhed > Afdelinger og bogføring

Her vil du se alle de afdelinger, som er tilknyttet virksomheden og hver afdeling har sin egen opsætning af kontoplanen. 

For at ændre denne, skal du trykke på den lille blyant til højre på linjen ved den enkelte afdeling. 

Nu vil du, i den nederste boks, se Bogføring.

Her ser du den enkelte type, som der kan ske en bogføring på og hvilke konti den på nuværende tidspunkt er knyttet til.
På hver linje kan du i højre side trykke på den lille blyant for at redigere linjen. 

Her kan du overskrive den nuværende konto, med den konto du ønsker at benytte og ændre teksten, som vil blive brugt til bogføringstekst. 

Tryk Gem, for at gemme ændringen og komme tilbage til overblikket. 

 

HUSK! Har du flere afdelinger, som har samme kontoplan, skal ændringen laves på alle afdelinger.