Abonnementsbetingelser for Zenegy's lønsystem

 

1. ACCEPT AF ABONNEMENT OG VILKÅR

 

1.1

Nærværende abonnementsbetingelser (herefter "Betingelser(-ne)") gælder mellem kunden (herefter "Kunden") og det selskab i Zenegy International Koncernen, som Kunden har indgået aftale med (herefter benævnt ”Zenegy”). Øvrige selskaber i Zenegy International Koncernen kan ikke holdes ansvarlige for Zenegy’s forpligtelser ifølge disse Betingelser, men er, i det omfang det er relevant eller fremgår af omstændigheder, omfattet af de samme rettigheder som gældende for Zenegy, herunder bl.a. med hensyn til deres immaterielle rettigheder og fortrolige oplysninger.

 

1.2

Zenegy’s ydelse er en business-to- business tjenesteydelse, uagtet at Kundens medarbejdere via Applikationen kan få adgang til visse funktioner og oplysninger Applikationen.

 

1.3

Betingelserne gælder tillige for revisionsvirksomheder, administrationsbureauer, bogholderivirksomheder og lignende (refereret til som ”Partnere”) som udfører løn- og/eller HR administration på Kundens vegne ved brug af Applikationen.

 

1.4

Ved accept af Betingelserne og upload af oplysninger om Kunden og dennes medarbejdere (Medarbejderne), giver Kunden Zenegy og dets leverandører tilladelse til at foretage markedsføring overfor Kunden, herunder ved udsendelse af e-mails, når der kommer opdateringer til Applikationen, eller hvis der bliver udviklet nye funktioner eller applikationer, som vurderes interessante for Kunden og/eller Medarbejderne, herunder tredjeparters Apps, som via Applikationens åbne API (”Application Programming Interface”) kan kommunikere med Applikationen og tilbyde supplerende funktionalitet til Kunden og/eller Medarbejderne. Kunden kan skriftligt tilbagekalde sådant samtykke.

 

1.5

Zenegy er berettiget til i egen markedsføring at anvende Kunden som reference.

 

1.6

Ved accept af Betingelserne accepterer Kunden samtidig Zenegy’s øvrige relevante politikker, herunder Persondata-politik og Cookie-politik, som er tilgængelige i den til enhver tid gældende udgave på Zenegy’s hjemmeside, som en integreret del af disse Betingelser.

 

2. OM PRODUKTET OG ABONNEMENTET

 

2.1

Zenegy’s ydelse består af en cloud-baseret applikation (Applikationen), der markedsføres under navnet ”Zenegy” (i disse Betingelser refereret til som Applikationen), som via selvbetjening giver Kunden mulighed for at administrere lønudbetalinger til Kundens Medarbejdere. Kunden kan vælge blandt de abonnementstyper, som stilles til rådighed via Zenegy’s hjemmeside.

 

2.2

Zenegy tilbyder derudover – eller vil tilbyde - visse tilvalgsmoduler, som Kunden mod yderligere betaling kan tilvælge til sit abonnement, eksempelvis et HR administrationsmodul for administration af Kundens Medarbejdere. Ved tilvalg af sådanne yderligere moduler gælder disse Betingelser og udtrykket Applikationen skal læses som også omfattende de tilvalgte moduler.

 

2.3

Kunden opnår en ikke-eksklusiv adgang til at anvende Applikationen for et ubegrænset antal Medarbejdere, samt til at anvende de integrerede eller tilvalgte valgte tillægsmoduler. Kunden erhverver ikke Applikationen eller en kopi eller del heraf. For enkelte funktioner, ydelser og tillægsmoduler kan der være tilknyttet selvstændige betingelser, der skal accepteres i tillæg til disse Betingelser før de kan anvendes. Afhængig af hvilken abonnementstype Kunden harvalgt, ydes der desuden visse supplerende services som nærmere beskrevet på Zenegy’s hjemmeside.

 

2.4

Ved tilmelding til Applikationen vælger og indtaster Kunden sit eget unikke brugernavn og password til brug af Applikationen.

 

2.5

Adgangen til at anvende Applikationen gælder udelukkende for Kunden, og Applikationen må ikke benyttes af eller for andre end Kunden.

 

3. TREDJEPARTERS SUPPLERENDE YDELSER

 

3.1

Applikationen er udviklet med åbent API, som gør det muligt for andre at udvikle og tilbyde Apps, der kan kommunikere med Applikationen, herunder udveksle oplysninger på tværs af programmerne, således at Kunden og Medarbejderne, udover de funktionaliteter, der er til rådighed i Applikationen, kan vælge også at gøre brug af funktionaliteter i sådanne andre Apps.

 

3.2

Brugen af tredjeparters supplerende ydelser er underlagt den pågældende tredjeparts vilkår, og Zenegy er uden ansvar for Kundens og/eller Medarbejdernes brug af sådanne tredjeparters supplerende ydelser.

 

4. KUNDENS FORPLIGTELSER OG ANSVAR

 

4.1

Kunden og/eller dennes Medarbejdere indlæser selv de oplysninger, som er nødvendige for brug af Applikationen, herunder ved at give Zenegy tilladelse til at indhente visse oplysninger ved anvendelse af Applikationens mulighed for indlæsning af den enkelte Medarbejders seneste lønseddel.

 

4.2

Udover de oplysninger som indtastes/overføres til Applikationen af Kunden og/eller Medarbejderne, indhenter Applikationen, i det omfang det er muligt, løbende og automatisk oplysninger fra relevante myndigheder, eksempelvis skattemyndigheden, for at sikre, at de anvendte oplysninger om Medarbejdernes forhold er opdaterede når Kunden bruger Applikationen. Oplysninger indhentes desuden fra relevante registre ved Kundens oplysning om Medarbejdernes ID-nummer, for at sikre, at oplysning om Medarbejderens identitet og bopæl er korrekte. Oplysninger, der er nødvendige for brug af Applikationen, vil være forskellige i forskellige lande, ligesom automatisk adgang til sådanne oplysninger vil være forskellig i forskellige lande. Oversigt over hvilke oplysninger, der er nødvendige for brug af Applikationen i de enkelte lande, og hvilke oplysninger, der kan hentes automatisk fra relevante myndigheder i de pågældende lande vil blive oplyst gennem et landespecifikt bilag til disse Betingelser ved Kundens tegning af Abonnementet.

 

4.3

Kunden er ansvarlig for rigtigheden og kvaliteten af de oplysninger, som overføres ved brug af Applikationen, uanset om oplysningerne overføres/indtastes af Kunden eller af Medarbejderne, samt ansvarlig for at sikre, at oplysningerne til enhver tid er opdaterede.

 

4.4

Kunden og dennes Medarbejdere må ikke skaffe sig adgang til andre personers personlige oplysninger ved indtastning af disses personlige ID oplysninger. Overtrædelse heraf kan være strafbar og erstatningspådragende, og kan medføre øjeblikkelig ophævelse af abonnementsaftalen.

 

4.5

Ved brug af Applikationen, giver Kunden Zenegy ret til at bruge de indtasterede oplysninger med henblik på Zenegy’s opfyldelse af dets forpligtelser overfor Kunden, ligesom Kunden er forpligtet til at forsyne Zenegy med alle nødvendige aftaler med tredjeparter, fuldmagter og legitimationsoplysninger, der kræves for at levere den aftalte ydelse via Applikationen.

 

4.6

Kunden er ansvarlig for, at der foreligger samtykke fra Medarbejderne til den databehandling, som er forbundet med brugen af Applikationen.

 

4.7

Medarbejdernes adgang til lønsedler og andre oplysninger, der genereres eller opbevares via Applikationen, sker via den til Applikationen knyttede App, som stilles til rådighed for Kunden og dennes Medarbejdere. Kunden er ansvarlig for at sikre, at Medarbejderne installerer den krævede App. Medarbejdere, der ikke installerer den krævede App vil ikke have adgang til deres lønsedler og andre oplysninger, der genereres eller opbevares via Applikationen. Det er Kundens ansvar at sikre, at disse medarbejdere får deres lønsedler og andre oplysninger på anden måde.

 

4.8

Kunden alene er ansvarlig for, at den afregnede og indberettede løn er lovlig og korrekt, og for at Kunden på sin konto har de fornødne disponible midler til dækning af udbetalingerne.

 

4.9

Kunden er desuden ansvarlig for, at lønadministrationen opfylder lovgivningens krav, herunder til bogføring og opbevaring af originalbilag, behandling af personoplysninger, m.v.

 

4.10

Kunden må ikke videregive brugernavn og password til tredjemand eller på anden måde tillade andre end Kunden at bruge Applikationen uden, at vedkommende har en direkte aftale med Zenegy herom, og er selv ansvarlig for enhver disposition over Kundens konti eller brugerprofil i eller via Applikationen. Kunden er berettiget til at give godkendte support-leverandører adgang til Applikationen til brug for konkrete supportopgaver når disse opstår. Hvor lønadministration udføres af tredjeparter på vegne Kunden, er Kunden berettiget til at give sådanne tredjeparter adgang til Applikationen.

 

4.11

Kunden er ansvarlig for at sikre, at Applikationen ikke bliver anvendt på en måde, som kan skade Zenegy’s navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

 

5. PRISER OG BETALINGSBETINGELSER

 

5.1

Prisen for Kundens abonnement afhænger af hvilket abonnement og hvilke tilvalgsmoduler Kunden har valgt, jf. pkt. 2. Oplysning om prisen for de enkelte abonnementstyper og tilvalgsmoduler findes på Zenegy’s hjemmeside. Alle priser er ekskl. moms.

 

5.2

Priserne kan ændres med 1 måneds varsel. Ændringerne bekendtgøres på Zenegy’s hjemmeside samt med e-mail til Kunden. Hvis Kunden ikke er enig i prisændringen, kan Kunden vælge at betragte abonnementet som opsagt med øjeblikkelig virkning, dog således, at Kunden fortsat skal betale for faktisk foretaget brug af Applikationen indtil ophørstidspunktet. Kunden kan ikke i den forbindelse rejse erstatnings- eller andre kompensationskrav mod Zenegy.

 

5.3

Applikationen genererer automatisk en faktura til Kunden efter hver udført lønafregning. Fakturabeløbet bliver trukket via den af Kunden tilmeldte automatiske betalingsløsning.

 

5.4

Kunden er, til brug for Kundens betaling for brug af Applikationen, forpligtet til at tilmelde en automatisk betalingsløsning via en anerkendt betalingsløsning.

 

5.5

Betales abonnementet ikke rettidigt iværksættes Zenegy’s rykkerprocedure med dertil hørende frister og gebyrer. Kunden accepterer, at rykkere sendt pr. e-mail til den af Kunden opgivne email adresse skal anses for leverede, når de er afsendt af Zenegy

 

5.6

Ved fortsat manglende betaling spærres adgangen til Applikationen. Adgangen til Applikationen åbnes igen efter modtaget betaling, medmindre Zenegy forinden har ophævet abonnementet. 

 

5.7

Hvis Kunden betaler et skyldigt beløb for sent, tillægges rente af det forfaldne beløb med 2 % pr. måned fra forfaldstid og til betaling sker.

 

6. ABONNEMENTETS VARIGHED

 

6.1

Abonnementet træder i kraft ved tilmelding og løber indtil det opsiges i overensstemmelse med disse Betingelser. Kunden har 14 dages fortrydelsesret ved tilmelding til abonnementet. 

 

6.2

Kunden kan til enhver tid opsige abonnementet eller foretage ændringer af abonnementstype og tilvalgsydelser.

 

6.3

Zenegy kan opsige abonnementet med 3 måneders varsel, eller uden varsel ved Kundens væsentlige misligholdelse af disse Betingelser eller ved Kundens konkurs eller insolvens.

 

6.4

Zenegy har ikke ansvar for opbevaring af oplysninger efter aftalens ophør, jf. dog pkt. 7.2.

 

7. KUNDENS OG MEDARBEJDERNES DATA

 

7.1

Kunden ejer egne og Medarbejdernes oplysninger, der er indlæst i Applikationen.

 

7.2

Kunden kan til enhver tid kræve at få de indlæste oplysninger udleveret i et læsbart elektronisk format.

 

7.3

Kunden har mulighed for til enhver tid at hente elektroniske kopier og/eller foretage udskrifter af de lønsedler, som er genereret via brugen af Applikationen, dog således, at adgangen hertil ophører 6 måneder efter ophør af aftalen mellem Kunden og Zenegy, hvorefter oplysningerne slettes permanent.

 

7.4

Medarbejderne har mulighed for til enhver tid at hente elektroniske kopier og/eller foretage udskrifter af deres lønsedler, dog således, at adgangen hertil ophører 6 måneder efter, at Kunden eller en Medarbejder har meddelt Zenegy, at den pågældende Medarbejder er fratrådt sin stilling hos Kunden, eller at Kundens abonnementsaftale er ophørt, hvorefter oplysningerne slettes permanent.

 

7.5

Uanset bestemmelsen i pkt. 7.2 og pkt. 7.3, er Zenegy berettiget til fortsat at opbevare oplysningerne så længe og i det omfang det er nødvendigt for at kunne opfylde en kontrakt eller for at kunne opfylde en juridisk forpligtelse, ligesom Zenegy er berettiget til at opbevare Kundens og Medarbejdernes oplysninger efter aftalens ophør med henblik på eventuel opfølgning på abonnementet og til markedsføringsformål, samt for at anvende disse i anonymiseret form til statistik og analyse. 

 

8. UDVEKSLING AF OPLYSNINGER

 

8.1

Zenegy har ikke adgang til de Medarbejderoplysninger, som Kunden og/eller Medarbejderne indlæser i Applikationen, dog således at særligt udpegede Applikations- administratorer eller -udviklere, som er underlagt tavshedspligt, i særlige tilfælde kan få adgang til indlæste Medarbejderoplysninger.

 

8.2

Zenegy gør brug af tredjeparters services, servere og databaser til drift af Applikationen og til dataopbevaring, ligesom der ved brug af Applikationen sker udveksling af oplysninger om Kunden og Medarbejderne mellem Applikationen, Kunden, og de myndigheder og andre instanser, som er nødvendige for brug af Applikationen, på samme måde som hvis lønadministrationen blev udført af Kunden selv.

 

8.3

Kunden er ansvarlig for den udveksling af eller adgang til oplysninger, herunder persondata, som måtte ske ved Kundens antagelse af Partnere som support-leverandører, jf. pkt. 9, og ved meddelelse til disse af adgang til Applikationen og Kundens og Medarbejdernes oplysninger deri.

 

8.4

I det omfang Kunden eller Medarbejderne vælger at installere og gøre brug af Apps fra tredjeparter, jf. pkt. 3, der kan kommunikere med Applikationen, kan der ske automatisk overførsel af de oplysninger, som er indtastet/indlæst i Applikationen til den pågældende App. Zenegy er uden ansvar for sådan overførsel af oplysninger og den pågældende App-leverandørs behandling og opbevaring af oplysninger efter, at de er overført, idet der ved Kundens og/eller Medarbejdernes accept af en tredjeparts App opstår et selvstændigt retsforhold mellem Kunden og/eller Medarbejderne og leverandøren af den pågældende App.

 

8.5

Oplysninger udledt af de statistisk indsamlede oplysninger, jf. pkt. 7.4, kan i særlige tilfælde overdrages til tredjemand, men der vil ved sådan overdragelse ikke ske overdragelse af persondata på en måde, således at Kunden eller Medarbejderne kan identificeres.

 

8.6

Zenegy kan i særlige tilfælde, hvor det efter Zenegy’s vurdering skønnes forsvarligt og rimeligt, for eksempel ud fra en værditabsbetragtning, give tredjemand og myndigheder adgang til Kundens og Medarbejdernes oplysninger, herunder i forbindelse med dom, myndighedskrav, Kundens konkurs, dødsfald eller lignende.

 

9. KUNDESUPPORT

 

9.1

Support ydes af de af Zenegy godkendte Partnere, som Kunden indgår Support-Services eller Administrator-Services aftale med via Applikationen. Support vedr. generel brug af Applikationen er gratis, mens anden support, herunder indtastning af oplysninger, korrektion af forkerte lønudbetalinger eller indberetninger grundet fejl i indtastede oplysninger, o.lign. kan ydes af de godkendte Partnere mod betaling af den mellem Partneren og Kunden aftalte pris.

 

10. DRIFTSSTABILITET

 

10.1

Zenegy tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for Zenegy’s kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, problemer med telekommunikationsforbindelser, problemer med internet forbindelser, problemer med hardware, hackerangreb, vira eller anden form for force majeure. I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber Zenegy at genskabe normal drift hurtigst muligt.

 

10.2

Planlagte afbrydelser for vedligeholdelse og opgradering af Applikationen vil blive placeret i tidsrummet kl. 21.00-06.00 CET. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for det anførte tidsrum, vil dette såvidt muligt blive varslet forinden.

 

11. ÆNDRINGER AF APPLIKATIONEN

 

11.1

Zenegy er berettiget til løbende at foretage ændringer, opdateringer og forbedringer af Applikationen. Zenegy er ligeledes berettiget til at ændre sammensætning og opbygning af Applikationen og eventuelle tilvalgsmoduler. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel, jf. pkt. 10.2, og kan påvirke services, herunder oplysninger, uploadet til eller afgivet af Applikationen.

 

12. IMMATERIELLE RETTIGHEDER

 

12.1

Applikationen og oplysninger, der afgives fra Applikationen, undtagen Kundens oplysninger, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til Zenegy.

 

12.2

Der sker ingen overdragelse af Zenegy’s og/eller tredjeparters immaterielle rettigheder til Kunden, idet denne ved abonnementet alene opnår en brugsret, jf. pkt. 2.3. 

 

12.3

Kunden skal give Zenegy meddelelse om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af Zenegy’s immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af Applikationen, som Kunden får kendskab til.

 

12.4

I forhold til oplysninger, der indlæses af Kunden og/eller Medarbejderne tilhører disse Kunden eller Medarbejderne. Kunden giver Zenegy og dettes leverandører tilladelse til at bruge disse i det omfang der er nødvendigt for at Zenegy kan levere deres ydelser via Applikationen.

 

12.5

Kunden indestår for, at de oplysninger, der indlæses, ikke krænker tredjemands rettigheder, og ikke indeholder oplysninger, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

 

13. OVERDRAGELSE

 

13.1

Zenegy har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser overfor Kunden til koncernforbundne selskaber eller tredjemand. 

 

13.2

Kunden er ikke berettiget til at overdrage abonnementet eller Kundens brugeradgang til Applikationen til tredjemand, hverken helt eller delvist, eller til at give adgang til Applikationen til tredjemand, bortset fra til rådgivere og tredjeparts support-leverandører, jf. pkt. 9.

 

14. ZENEGY’S ANSVAR

 

14.1

Applikationen stilles til rådighed for Kunden, som den er og forefindes, og Zenegy fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, udover hvad der fremgår af Betingelserne.

 

14.2

Zenegy fraskriver sig ethvert ansvar for tab i forbindelse med Kundens brug af Applikationen, uanset om dette opstår i kontrakt eller udenfor kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af oplysninger, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af simpel uagtsomhed. 

 

14.3

I tilfælde af, at Kunden gør Zenegy opmærksom på fejl i Applikationen, eller Zenegy selv bliver opmærksom derpå, er Zenegy’s ansvar begrænset til at rette fejlen.

 

14.4

Zenegy er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der er tilgængelige og/eller integreres med Applikationen, eller for support ydet af Partnere. Zenegy kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af oplysningerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger, eller for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet. Det påhviler Kunden at føre bevis for, at et af Kunden lidt tab skyldes ansvarspådragende fejl fra Zenegy’s side.

 

14.5

Zenegy indestår ikke for lønudbetalinger, skattebetalinger, betaling af pensionsbidrag eller andre af Kundens betalinger overfor Kundens Medarbejdere eller tredjeparter.

 

14.6

Uanset typen af tab eller ansvarsgrundlaget er Zenegy’s samlede ansvar overfor Kunden begrænset til et beløb svarende Kundens abonnementsbetalinger til Zenegy i 12 måneder før det ansvarspådragende forholds indtræden, dog højst kr. 100.000 

 

14.7

Kunden er forpligtet til at skadesløsholde Zenegy mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar for tredjeparter, i det omfang det hidrører fra Kundens brug af Applikationen.

 

15. TAVSHEDSPLIGT OG DATASIKKERHED

 

15.1

Zenegy og dets medarbejdere har tavshedspligt om alle oplysninger, Zenegy måtte komme i besiddelse af om Kunden eller dennes Medarbejdere, og er ikke berettiget til at videregive sådanne oplysninger til tredjemand, medmindre sådanne oplysninger er offentligt tilgængelig, eller hvor Zenegy har fået oplysningerne fra en tredjepart udenfor fortrolighed, eller hvor Zenegy er forpligtet til at videregive oplysningerne ifølge lovgivning eller efter krav fra en myndighed eller domstol, eller hvor videregivelse er berettiget ifølge disse Betingelser, jf. pkt. 8.

 

15.2

Zenegy har truffet fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i Applikationen hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. 

 

15.3

I det omfang Kunden ved brug af Applikationen anvender oplysninger, brugernavne eller passwords, der vedrører tredjeparter, indestår Kunden for, at videregivelse af sådanne oplysninger og Zenegy’s databehandling af sådanne oplysninger ikke krænker tredjepartens rettigheder eller en aftale med tredjemanden. Kunden skal skadesløsholde Zenegy mod ethvert tab i den forbindelse.

 

16. VILKÅRSÆNDRINGER

 

16.1

Zenegy er berettiget til til enhver tid at ændre disse Betingelser. De til enhver tid gældende Betingelser vil være tilgængelige på Zenegy’s hjemmeside. Zenegy tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring, ved opslag på hjemmesiden. Brug af Applikationen efter en ændring af disse Betingelser udgør en accept af sådanne ændrede Betingelser. Det er Kundens forpligtelse løbende at holde sig opdateret i forhold til ændringer af Betingelser.

 

16.2

Hvis Kunden ikke er enig i ændringerne, kan Kunden betragte abonnementet som opsagt. Kunden kan ikke i den forbindelse rejse erstatnings eller andre kompensationskrav mod Zenegy. 

 

17. TVISTER

 

17.1

Disse Betingelser er undergivet dansk ret og enhver tvist, der udspringer af abonnementet, herunder disse Betingelser, skal anlægges ved Byretten i København.