Sådan forbinder du Zenegy med Ordrestyring

Der er bygget en integration mellem Ordrestyring og Zenegy, som gør det muligt at overfører løndata direkte fra Ordrestyring til Zenegy, med bare få klik.
Integrationen er udviklet af Ordrestyring, men du kan få hjælp til opsætningen hos Zenegy og Ordrestyring supportafdelinger.

For at kunne overføre løndataene, er der elementer, som skal være på plads i Zenegy og i Ordrestyring, for at du kan installere integrationen korrekt.

Integrationen mellem Ordrestyring og Zenegy, findes på Ordrestyrings nye platform, men benytter du fortsat den gamle, kan du stadig bruge integrationen ved at tilgå den nye platform i forbindelse med lønnen.

Hvilke data bliver overført fra Ordrestyring til Zenegy?

Når du forbinder Ordrestyring med Zenegy, er det muligt at overføre alle registreringer talt i timer.
Det betyder, at har du et tillæg fra Ordrestyring, som du vil have med i Zenegy, så skal det tælles i timer.

Ved overførsel af timerne, vil det være teksten og satsen fra Ordrestyring på medarbejderen, da registreringen blev lavet, som overføres til Zenegy. På den måde skal du kun håndtere dine medarbejderes satser i Ordrestyring.
På den måde er det nemt for dine medarbejdere at stemme deres timer i Ordrestyring af med timer på lønsedlen fra Zenegy.

Hvad skal jeg gøre i Zenegy, for at integrationen kan sættes op?

For at kunne overføre timer fra Ordrestyring til Zenegy, skal du starte med at logge ind i Zenegy og klikke på Registreringer > Timer > Timesatser, hvor du klikker Opret ny.

Her skal du oprette to timesatser, som hver er en timetype.
Den ene skal bruges til de timer, som skal tælle som arbejdstimer og dermed tælle i ATP.
Den anden skal bruges til de timer, som skal tælle som tillæg til timerne, som normalt tælles i enheder og derved ikke tæller i ATP.

For at oprette den der skal tælle som timer, laver du følgende opsætning:
Navn: Timer
Timesats: 0,00
ID: Timer
Tildel specifikke medarbejdere adgang til denne sats: Inaktiv
Timer tæller ikke med i ATP: Inaktiv
Sats kan overskrives: Aktiv

For at oprette den der skal tælle som enheder, laver du følgende opsætning:
Navn: Tillæg
Timesats: 0,00
ID: Tillæg
Tildel specifikke medarbejdere adgang til denne sats: Inaktiv
Timer tæller ikke med i ATP: Aktiv
Sats kan overskrives: Aktiv

Når du har oprettet disse, er den nødvendige opsætning i Zenegy lavet for at kunne overføre timer fra Ordrestyring.

Hvad skal jeg gøre i Ordrestyring, for at integrationen kan sættes op?

Start med at tilkoble integrationen i fra Ordrestyring til Zenegy, ved at logge ind på system.ordrestyring.dk og klikke på Markedsplads, hvor du finder Zenegy.
Efter at have klikket på Zenegy, vil du møde en boks med fanen Installer og her klikker du Opret forbindelse.
Nu bliver du ledt til en side, hvor du vælger din virksomhed og
Godkender adgang til Zenegy i bunden.

Et andet tillægsmodul som skal være aktiveret er Timegodkendelse. Kan du ikke finde denne på listen over tillægsmoduler, skal du tage kontakt til Ordrestyring, som kan slå det til for dig. Du skal ikke nødvendigvis benytte dig af modulet, men det er herfra timerne overføres til Zenegy.

Selve forbindelsen er nu skabt og du mangler nu at linke medarbejdere, timer og tillæg.
Det gør du ved at klikke på det lille tandhjul, øverst i den grønne bjælke i Ordrestyring og klik på
Løn i menuen til venstre. Her mapper du dine medarbejdere op og herefter dine timer, tillæg og pauser, så de passer til den korrekte medarbejder og timetype fra Zenegy.

Når dette er gjort, er opsætningen lavet og du kan begynde at overfører timer til Zenegy.

Hvordan overfører jeg timer fra Ordrestyring til Zenegy?

Ved registrering af timer i Ordrestyring, vil disse automatisk lægge sig i Timegodkendelsen, som du finder i den grå menu til venstre under Administration.

For at overføre timer vælger du det ønskede datointerval, hakker linjerne af, enten enkeltvist eller i boksen til venstre for Status, for at markere alle registreringer.
Klik nu på Godkend og send til lønsystem og vær opmærksom på, at når timerne først er overført, kan de ikke overføres igen senere.

Hvordan håndterer jeg overførslen af ferien fra Ordrestyring til Zenegy?

Det er for nu ikke muligt at overføre ferie og sygdom direkte fra Ordrestyring til Zenegys ferie- og fraværsregistreringer. For dig betyder det, at du på lønkørslen i Zenegy, skal skrive antal sygedage, feriedage osv. på den enkelte medarbejder.
Det gøres i lønkørslen på medarbejderen under Registreringer > Ferie og fravær, hvor du finder en boks til hver, her skriver du antallet i denne lønkørselsperiode og klikker Gem, øverst til venstre.

Kan jeg overfører allerede overførte timer igen fra Ordrestyring til Zenegy?

Når du har overført timerne fra Ordrestyring til Zenegy, er det ikke muligt at overføre dem igen. Det vil derfor være nødvendigt at redigere i timerne direkte i Zenegy, hvis der skal rettes. Du kan redigere den enkelte registrering i Zenegy ved i den sorte bjælke at klikke på Registreringer > Timer, hvor du finder alle linjerne med timer fra Ordrestyring.