Godkendelsesflow

I Zenegy er det muligt at opsætte et Godkendelsesflow, hvis virksomheden har specifikke krav om antallet af godkendere, eller bestemte godkendere på en lønkørsel.
Godkendelsesflowet er meget fleksibelt, så du styrer selv hvor mange der skal godkende og om de er valgfrie eller påkrævet.
Et eksempel er, at det er lønbogholderen som indtaster lønnen, men den regnskabsansvarlige der godkender lønkørslen.

Hvordan opsætter jeg Godkendelsesflowet?

For at aktivere Godkendelsesflowet klikker du på Min virksomhed > Løn og bank > finder boksen Godkendelsesflow > Aktivér godkendelsesflow. Når du aktiverer flowet, får du en boks hvor du skal bekræfte aktiveringen.
Vi anbefaler, at du sætter godkendelsesflowet op, inden du starter en lønkørsel, hvor du ønsker at gøre brug af funktionen.

Efter at have aktiveret godkendelsesflowet, skal du tage stilling til følgende linjer: 

Automatisk gennemførsel af lønkørsel, er en funktion vi anbefaler du slår til. Når funktion aktiv, vil lønkørslen gennemføres så snart kravene for godkendelsesflowet er opfyldt.
Hvis den ikke aktiveres,
skal en med rollen lønbogholder/admin - fuld adgang eller virksomhedsleder gå ind og gennemføre efterfølgende.

Minimum antal godkendere, er det felt hvor du skriver det minimum antal af godkendere der skal til, for at godkende lønkørslen. Tal skal minimum være det samme som antallet af påkrævede godkendere. 

Tilføj godkendere: Nederst i boksen finder du denne knap. Her klikker du for at tilføje dem som skal være godkendere.
Brugere: Her finder du den ønskede medarbejder i
listen og klikker på vedkommende.

Rolle: Her vælger du om vedkommende skal være påkrævet, altså skal godkende, eller valgfri, kan godkende.
Hvis en bruger får rollen påkrævet, kan en løn kun godkendes, hvis denne person godkender lønkørslen.

Er der flere som skal have samme rolle, kan du tilføje på samme tid, ved at vælge flere medarbejdere på rullemenuen.

Hvordan kunne et godkendelsesflow se ud?

For at give et eksempel på et godkendelsesflow kunne linjerne se således ud: 

Automatisk gennemførsel af lønkørsel - Aktiv
Minimum antal godkendere
- 2
Påkrævede godkender - 1
Valgfrie godkendere - 3

I dette scenarie skal den påkrævede plus én af de 3 valgfrie godkende for at lønnen gennemføres automatisk.

Hvordan ser godkendelsesflowet ud i lønkørslen?

I lønkørslen starter godkendelsesflowet, ved at du på Godkendelsessiden, som er den sidste side.
Her klikker du på
Anmod om godkendelse for at starte flowet. Herefter ses en boks, hvor alle godkendere fremgår i venstre side.

Du kan her tilføje flere valgfrie godkendere til netop denne lønkørsel, ved at klikke på det lille plus til højre for medarbejderen i boksen til højre.

Klik Send til godkendelse og Bekræft, for at sende lønkørslen ind i godkendelsesflowet.
Godkenderne på listen vil nu modtage en sms med information og en mail med et link, hvor de kan logge ind og godkende lønkørslen. 

Hvordan stopper jeg godkendelsesflowet?

Har du allerede sendt lønkørslen til godkendelse, men kravene ikke er opfyldt endnu, kan du stoppe godkendelsesflowet.
Det kan eksempelvis være nødvendigt, hvis en godkender finder noget som skal rettes.

Klik på Lønkørsel > Start lønkørsel, her vil du lande på godkendelsessiden, hvor du øverst til højre kan klikke på Annuller godkendelse. For at kunne annullerer et godkendelsesflow skal du angive en note og Bekræfte.

Når rettelserne er lavet, skal du starte godkendelsesflowet på ny.

 

Hvilke rapporter vises mit godkendelsesflow i?

Med godkendelsesflowet aktivt, sker der en ændring i de informationer du ser, ved at klikke på Rapporter > Lønkørsler.

I oversigten over alle lønkørsler kan du møde følgende statusser:
Afventer godkendelse: Lønkørslen er sendt til godkendelse i godkendelsesflowet.
Gennemført med kommentar: Godkendelsesflow er sprunget over og lønkørslen er gennemført.
Godkendt: Lønkørslen er godkendt, men ikke gennemført, da Automatisk gennemførsel, ikke er slået til.
Auto gennemført: Lønkørslen er gennemført. 

Klikker du ind på lønkørslen, får du boksen Godkendere til venstre.
Her ser du hvem og hvornår der er godkendt og ved at klikke på Kommentarer, ser du deres kommentar til lønkørslen.