Lønadministration i mini-ferieåret
Dato: apr 8. 2020
af: Leyla Manafly
Lønadministration
Lønadministration i mini-ferieåret

Den nye ferielov har uden tvivl vakt mange spørgsmål både fra ansatte og virksomheder, og indtrædelse af et nyt ferieår pr. 1. maj 2020 er ikke en undtagelse. 

 

Hvad sker der den 1. maj 2020?

Den 1. maj 2020 går vi ind i et nyt ferieår, og dermed en ny fase i forbindelse med overgangen til den nye ferielov. 

Ferieår 2019 er anderledes end vi er vant til, med en kortere ferieafholdelsesperiode. Det er derfor med god grund, at ferieår 2019 er blevet omdøbt til mini-ferieår i daglig tale. 

Medarbejderen får ‘frigivet’ 16,64 feriedage, såfremt medarbejderen har været fuldt beskæftiget i perioden fra den 1. januar 2019 til 31. august 2019, eller 2,08 dages ferieoptjening for hver måneds ansættelse i perioden. 

Ferieafholdelsesperioden er som nævnt forkortet i mini-ferieåret og ferie skal afholdes i perioden fra den 1. maj 2020 til 30. september 2020. Vigtigt at bemærke, at feriedage, der ikke bliver afholdt i denne periode overføres automatisk til den nye ferielov.

 

Hvad skal virksomheden foretage sig før den 1. maj?

Den enkelte virksomhed skal tage stilling til overførsel af feriedage fra ferieår 2018 til ferieår 2019 (mini-ferieåret) jf. reglerne i ferieloven.

Såfremt medarbejderen har feriedage til gode i ferieåret 2018, som slutter den 30. april 2020, skal man altså som virksomhed definere om ubrugt ferie skal overføres til mini-ferieåret eller ej.

I Zenegy er det nemt at automatisere processer, og virksomhedens ferie indstillinger er ikke en undtagelse.

Virksomhedens ferie indstillinger defineres på virksomhedsprofilen, Min virksomhed > Løn og bank.

Vigtigt at bemærke!
Såfremt virksomheden ikke foretager nogle ændringer til ferie indstillinger før den 1. maj 2020, vil standardindstillinger være gældende, dvs ferie fra ferieår 2018 bliver overført til ferieår 2019.

 

Udbetaling af ferietillæg

Har man medarbejdere der er ansat med løn under ferie, vil de udover at få den normale løn under ferie, optjene et ferietillæg på 1% af den ferieberettigede løn. Dette tillæg kommer typisk til udbetaling med april lønnen, så pengene er til rådighed inden et nyt ferieår begynder. 

Udbetaling af ferietillæg sker i forbindelse med lønkørsel i Zenegy. Herved vil kontoen med optjente ferietillæg blive tømt og udbetalt med den aktuelle lønkørsel. 

 

Det skal du gøre som virksomhed

Udbetaling af ferietillæg vælges ved opstart af månedens lønkørsel. Vælg ‘Avancerede muligheder’ ved lønkørsel start – der hvor du definerer datoer for løn og lønnens dispositionsdato > Tilvælg ‘Udbetal ferietillæg’ og Fortsæt.
(Ser du et andet billede når du vil starte en lønkørsel, er det sikkert fordi du tidligere har startet din lønkladde. Gå tilbage til lønkørsel start ved at bruge pilen lige under Zenegy logoet i venstre hjørne).

Herved vil alle medarbejdere med et optjent ferietillæg få dette udbetalt med den aktuelle lønkørsel.

 

Ferietillæg over 1%

Når en medarbejder har opsparet mere end 1 % i overgangsperioden, er beløbet flyttet ned på fritvalgskontoen, som medarbejderen kan se på sin lønseddel, nederst til højre, på linjen Fritvalg saldo.

Hvis der ikke er andre end de med over 1 % i ferietillæg, som har fritvalg i virksomheden, skal du samme sted ved lønkørsel start også tilvælge ‘Udbetal fritvalg’ under ‘Avancerede muligheder’. På den måde udbetales hele fritvalgsopsparingen. 

Hvis medarbejderen har fritvalg normalt, skal du udbetale ferietillægget over 1% på en anden måde, således at du kun udbetaler det beløb der er gældende for ferietillæg over 1%:

Inde i lønkørslen skal du trykke dig ind på medarbejderen og ind på menuen ‘AM-pension’. Under denne menu finder du nederst boksen ‘Udbetal fritvalg’, hvori der indtastes den del af saldoen, som er ferietillægsandelen. 

 

Feriefridage – følger de kalenderår eller ferieår, og hvad gør man her til 1. maj?

Har man medarbejdere, der er omfattet af feriefridage, så kan man i Zenegy vælge om optjeningen og afholdelsesperioden skal følge kalenderåret eller ferieåret. Find din indstilling for feriefridage under Min virksomhed > Løn og bank.

Følger virksomheden kalenderåret, og fortsat vil gøre det, er der ingen ændringer hertil.

Har virksomheden det indeværende ferieår, optjening og afvikling af feriefridage i perioden fra 1. maj til 30. april, og stadig ønsker at fortsætte med det, er der heller ingen ændringer.

Selvom feriefridage ikke er omfattet af den nye ferielovs regler, er der mange der vælger at flytte den indeværende ferieperiode til den nye ferieperiode (fra 1. september til 31. august) af praktiske årsager. Er man omfattet af overenskomster eller lokalaftaler, kan beslutningen være truffet her, omkring optjening og afvikling af feriefridage.

Da ferieår 2019 er et mini-ferieår, har man her forskellige muligheder for en overgang fra indeværende ferieperiode til ny ferieperiode. Vigtigt at bemærke at nedenfor er blot nogle eksempler på hvordan det kunne se ud. Virksomheder, der har medarbejdere med overenskomst og feriefridage, skal selv tjekke op på udmeldingen vedrørende feriefridage i mini-ferieåret. 

Nogle virksomheder har valgt en ‘kort’ overgangsperiode på 4 måneder, hvor feriefridage følger den nye ferieperiode fra 1. september 2020. I perioden fra 1. maj 2020 til 31. august 2020 (indtil den nye ferielovsperiode begynder) optjener medarbejderen 4/12 feriefridage. Dvs ved 5 feriefridage pr. år, vil man i mini-ferieåret optjene 1,67 dage. Og herefter 5 feriefridage fra 01. september 2020 pr ferieår (01.09 – 31.08).
Andre vælger den ‘lange’ overgangsperiode, med et overgangsår på 16 måneder fra 01. maj 2020 til 31. august 2021. Dvs. ved 5 feriefridage pr. år. vil man i den forlængede periode optjene 6,67 dage. Og herefter 5 feriefridage fra 01. sep 2021 pr ferieår (01.09 – 31.08)

 

Hvad skal virksomheden gøre for at ændre antal dage for opsparingen til ferieperioden?

Uanset om virksomheden skal følge den korte eller lange overgangsperiode for feriefridage, kan det nemt og enkelt tildeles alle medarbejdere med vores funktion ‘Globale værdier’.

Gå til Min virksomhed > Globale værdier > Opret.

Navn – tildel et kaldenavn til den globale værdi du er ved at oprette. Vi har valgt Feriefridage, kort periode. Udfyld ID, Type > Feriefridage, Antal dage, der skal tildeles medarbejdere – vi har valgt den korte periode, så antal dage er hermed 1,67.

Vælg alle medarbejdere i virksomheden, der skal tildeles feriefridage, eller blot nogle afdelinger og tryk Gem.

Den globale værdi for feriefridage er hermed tildelt alle de medarbejdere, som der er valgt i oversigten, og vil være gældende. Du vil også kunne se det under Medarbejderens lønprofil > Ferie- og omsorgsdage.

Vil du modtage artikler og nyheder direkte i din indbakke?