Persondatapolitik for Zenegys lønsystem

 

1. INDLEDNING

 

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Zenegy Danmark ApS ("Zenegy"), i det omfang Zenegy er dataansvarlig, behandler dine personoplysninger indhentet via det cloud-baserede softwaresystem kaldet ZENEGY, som kan bruges til lønadministration, HR-administration, finansiel administration, m.v. ("Applikationen"), som er tilgængeligt for brugere via Zenegy's hjemmeside og eller Zenegy's apps, samt evenuelle tilvalgsmoduler, der måtte blive gjort tilgængelige for brugeren.

Når Zenegy behandler dine personoplysninger i forbindelse med Applikationen sker det som udgangspunkt som databehandler for de virksomheder, der har indgået en abonnementsaftale med Zenegy ("Kunderne"), og kun efter instruks fra den dataansvarlige. For mere information om den behandling af personoplysninger, som foretages på vegne af Kunderne, henvises til Kundernes privatlivspolitikker. Dette vil normalt være din arbejdsgiver.

Zenegy er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som sker til Zenegys egne formål, herunder i forhold Zenegy's indgåelse af særlige dataopbevaringsaftaler, jf. pkt. 2.4.

Zenegy har følgende kontaktoplysninger:

Zenegy Danmark ApS
Slotsmarken 16
2970 Hørsholm
CVR-nr.: 38366041
Tlf. 70 22 22 16
e-mail:info@Zenegy.com

Website: www.Zenegy.com

 

2. BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGER

 

2.1 Kategorier af personoplysninger og hvorfra oplysningerne stammer

De personoplysninger, som normalt behandles af Zenegy som dataansvarlig, fremgår af vedhæftede Bilag 1. Der er tale om almindelige oplysninger som f.eks. navn og addresse, CPR-numre og følsomme oplysninger om bl.a. helbred og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

Applikationen er en cloud-baseret abonnementsbaseret selvbetjeningsløsning, hvor Kunderne og/eller deres medarbejdere som udgangspunkt selv indlæser de data, som er nødvendige for brug af Applikationen.

Applikationen kan udveksle oplysninger med eksempelvis sociale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn, såfremt brugerne vælger at bruge deres profil på sådanne medier som identifikation ved adgang til Applikationen. Herudover kan brugere vælge at lade data fra tredjeparters software systemer integrere med Applikationen.

 

2.2 Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

Zenegy behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • Kontakt med Kunderne og fakturering

    Zenegy behandler almindelige oplysninger som brugernavn, adgangskode, kontaktoplysninger og bankkonto på Kunderne samt kontaktpersoner hos Kunderne, da behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven, og da Zenegy har en legitim interesse i at kunne komme i kontakt med Kunderne og fakturere, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

  • Opfyldelse af en aftale med dig efter endt kundeforhold eller ved din fratrædelse hos Kunden.

    Hvis den Kunde du er tilknyttet, f.eks. din arbejdsgiver, opsiger abonnementsaftalen med Zenegy eller beslutter at slette dine personoplysninger i Applikationen, vil Zenegy tilbyde dig, at du fortsat kan opbevare dine personoplysninger i Applikationen og eventuelt videregive personoplysningerne til en ny dataansvarlig udpeget af dig. Opbevaring af dine data kræver, at du gennem din profil indgår en Dataopbevaringsaftale med Zenegy, samt at du er 15 år eller derover.

    Hvis Kunden beslutter at slette dine personoplysninger i Applikationen, vil Zenegy tilbyde dig, at du fortsat kan opbevare dine personoplysninger i Applikationen og eventuelt videregive personoplysningerne til en ny dataansvarlig udpeget af dig. Opbevaring af dine data kræver, at du gennem din profil indgår en Dataopbevaringsaftale med Zenegy, samt at du er 15 år eller derover.

    Vores retlige grundlag for at foretage denne behandling er artikel 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen ("GDPR"), jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven, vedrørende behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt med dig.

    Såfremt behandlingen omfatter følsomme oplysninger eller dit CPR-nummer, vil vi indhente et samtykke fra dig efter artikel 9, stk. 1, litra a og 6, stk. 1, litra a i GDPR, jf. §§ 6, stk. 1 og 7, stk. 1 i databeskyttelsesloven, samt § 11, stk. 2 i databeskyttelsesloven.

    Du skal være opmærksom på, at tilbagetrækning eller manglende afgivelse af et samtykke til vores behandling af dine personoplysninger kan påvirke eller umuliggøre brugen af Applikationen, da behandling af visse personoplysninger er nødvendig for brugen af Applikationen.

    Såfremt databehandlingen omfatter kontaktoplysninger på bipersoner, herunder ægtefæller/registreret partner eller børn, er vores retlige grundlag interesseafvejningsreglen i artikel 6, stk. 1, litra f, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven, da vi har en legitim interesse i at behandle disse oplysninger ved din brug af Applikationen.

    Personoplysninger om børn behandles alene i det omfang Kunden eller du har indtastet oplysninger om børn i Applikationen.

  • Anonymisering af dine personoplysninger til statistiske formål.

    Anonymiseringen af dine personoplysninger sker på baggrund af Zenegys legitime interesse i at bruge anonymiserede oplysninger til statistiske formål i medfør af artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

  • Udsendelse af nyhedsbreve og underretning om nye forhold.

    Zenegy behandler dine almindelige personoplysninger, jf. bilag 1, hvis du har tilmeldt dig Zenegy's nyhedsbrev og/eller nyhedsmagasin eller hvis du har anmodet om oplysning om eksempelvis nye funktionaliteter i Applikationen, nye partnere, som Zenegy har indgået samarbejdsaftale med eller oplysning om nye tredjeparters apps, der kan integreres med Applikationen.

    Zenegy indhenter dit samtykke til denne behandling, jf. artikel 6, stk. 1, litra a i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

  • Statistik, forbedring af brugeroplevelsen og funktionalitet

    Zenegy indhenter ip-adresser og andre almindelige oplysninger, jf. bilag 1, via cookies til brug for udarbejdelse af statistik over brugen af Zenegy's hjemmeside og/eller apps og til forbedring af brugeroplevelsen af hjemmesiden eller apps.

    Zenegy indhenter samtykke, før oplysningerne indhentes via cookies, jf. artikel 6, stk. 1, litra a i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

    Personoplysninger indhentet via nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger ved brug af Applikationen indhentes uden samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra b i GDPR, jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

    For nærmere information om Zenegys brug af cookies henvises til Zenegys cookie-politik.

Zenegy indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger, der er relevante, tilstrækkelige og nødvendige i forhold til de formål, der er beskrevet ovenfor, eller som i øvrigt er krævet i henhold til lovgivningen i henhold til artikel 6, stk. 1, litra c i GDPR jf. § 6, stk. 1 i databeskyttelsesloven.

 

2.3 Modtagere af personoplysninger

I forbindelse med din brug af Applikationen videregiver Zenegy eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Myndigheder, som Zenegy retligt er forpligtet til at videregive personoplysninger til, f.eks. som led i indberetning af skat, eller hvis Zenegy bliver pålagt videregivelse ved en retlig afgørelse;
  • Tredjeparts-apps og virksomheder hvor du specifikt har anmodet eller givet disse adgang til dine personoplysninger opbevaret i Applikationen, eksempelvis hvis du har installeret en app, der kan kommunikere med Applikationen via et åbent API.
  • Zenegy's databehandlere; og
  • Hvis du har indgået en Dataopbevaringsaftale med Zenegy, foretager Zenegy kun den databehandling, som er aftalt i Dataopbevaringsaftalen, hvilket typisk alene vil være opbevaring af dine data, men uden videregivelse eller indberetning af disse til myndigheder, bortset fra hvis Zenegy bliver pålagt videregivelse ved en retlig afgørelse, eller hvis du selv beslutter, at data skal videregives til en tredjepart.

 

2.4 Opbevaringsperiode

Zenegy opbevarer kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt af hensyn til at opfylde formålet, medmindre andet er påkrævet i henhold til lovgivningen, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år.

Ved ophør af en Kundes abonnement hos Zenegy eller Kundens beslutning om at slette dine data i Applikationen får du – hvis du er over 15 år - tilbuddet om fortsat at opbevare dine data hos Zenegy, mod at indgå en separat "Dataopbevaringsaftale". Behandling af personoplysningerne i henhold til en Dataopbevaringsaftale forsætter, indtil aftalen ophører.

 

2.5 Overførsel til tredjelande

Zenegy vil i visse situationer i forbindelse med behandlingen af personoplysninger overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS ("tredjelande"). Dette vil typisk være tilfældet, hvor vi bruger en databehandler i et tredjeland.

Vi overfører kun persondataoplysninger til organisationer i såkaldt usikre tredjelande, der har stillet de nødvendige garantier for at modtagerens niveau for persondatabeskyttelse er i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og gældende lovgivning.

Overførslerne sker derfor på ét af følgende overførselsgrundlag:

  • At modtageren er certificeret til at overholde principperne for beskyttelse af personlige oplysninger efter US-EU Privacy Shield Framework (Kaldet "Privacy Shield").
  • At vi har indgået standardaftaler om databeskyttelse med modtageren, som efter EU-Kommissionens vurdering frembyder tilstrækkelige garantier for beskyttelse af privatlivets fred, grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, samt for udøvelsen af de dertil knyttede rettigheder.

Mere information om disse garantier findes på https://zenegy.com/3-parts-software/

  

3. DINE RETTIGHEDER

 

Du har efter GDPR en række rettigheder i forhold til Zenegys behandling af oplysninger om dig. Såfremt du ønsker at gøre brug af disse rettigheder, som er nærmere beskrevet nedenfor, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er anført øverst i persondatapolitikken.

Zenegy behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.

3.1 Ret til indsigt

Du kan på begæring få indsigt i, hvilke personoplysninger Zenegy behandler om dig og hvilken behandling, der finder sted, jf. artikel 15 i GDPR.

Det omfatter bl.a. hvor længe Zenegy opbevarer personoplysninger, og hvem der modtager data om dig i det omfang Zenegy videregiver personoplysninger jf. pkt. 2.3 og 2.5.

Din adgangen til oplysning herom kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og af hensyn til beskyttelse af immaterielle rettigheder.

Du kan henvende dig til Zenegy eller gøre brug af denne rettighed ved selvbetjening i Applikationen, hvor du med dit personlige login kan udtrække en oversigt over, hvilke oplysninger Zenegy er i besiddelse af i Applikationen.

Du kan derudover få udleveret en digital kopi af de personoplysninger, der behandles.

Du har mulighed for at hente elektroniske kopier og/eller foretage fysiske udskrifter af de dokumenter, som er genereret via eller opbevaret i Applikationen, eksempelvis lønsedler, ansættelseskontrakter, m.v., dog således, at adgangen hertil ophører i henhold til bestemmelsen i pkt. 2.4, medmindre du har indgået en Dataopbevaringsaftale med Zenegy.

 

3.2 Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget, jf. GDPR artikel 16.

Du kan henvende dig til Zenegy og oplyse, hvori unøjagtighederne består, og hvad det skal rettes til.

 

3.3 Ret til sletning

Du har ret til at få slettet personoplysninger om dig selv i henhold til GDPR artikel 17, såfremt:

  • Personoplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet eller på anden vis behandlet;
  • Du har trukket dit samtykke tilbage, og der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen;
  • Du gør indsigelse mod behandlingen, og der ikke foreligger legitime grunde til behandlingen, som går forud for indsigelsen;
  • Personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt; eller
  • Personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt.

Sletningen kan dog være begrænset i visse tilfælde. Navnlig kan sletning ikke ske, såfremt Zenegy er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af personoplysninger eller det er nødvendigt at opbevare personoplysningerne for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. I så fald vil vi kun opbevare de oplysninger, som vi er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige personoplysninger.

 

3.4 Ret til tilbagekaldelse af samtykke

I det omfang Zenegy's behandling af dine personoplysninger beror på et samtykke afgivet af dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Zenegys behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage, jf. GDPR artikel 7.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil Zenegy ophøre med at behandle de personoplysninger, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til. I praksis vil dette medføre, at alle dine oplysninger vil blive slettet.

Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Zenegy har foretaget indtil din tilbagetrækning.

 

3.5 Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod Zenegys behandling af dine personoplysninger af grunde, der vedrører din særlige situation, såfremt behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f om interesseafvejning, jf. GDPR artikel 21.

I så fald må vi ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

 

3.6 Ret til begrænsning

Du har ret til at få begrænset Zenegys behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. GDPR artikel 18:

  • Mens Zenegy behandler en indsigelse, som er gjort imod rigtigheden af de personoplysninger, som vi behandler, eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder, indtil vi har færdigbehandlet indsigelsen.
  • Zenegys behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af personoplysningerne, men derimod alene at anvendelsen af personoplysningerne begrænses.
  • Zenegy har ikke længere brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
  • Du har gjort indsigelse mod behandlingen i medfør af artikel 21, stk. 1 i GDPR i perioden mens det kontrolleres, om Zenegys legitime interesser går forud for dine legitime interesser.

 

3.7 Ret til dataportabilitet

Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. GDPR artikel 20.

 

3.8 Klage

Såfremt du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: 33193200
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

 

BILAG 1

OVERSIGT OVER DE TYPISKE KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER, SOM INDSAMLES OG BEHANDLES VED BRUG AF APPLIKATIONEN

 

Denne oversigt indeholder de kategorier af oplysninger, som normalt vil blive overført til og behandlet og opbevaret af Zenegy som dataansvarlig i Applikationen og ved øvriges besøg på hjemmesiden.

  • Kunden:
    • Navn
    • Adresse
    • CVR-nummer
    • Kontaktoplysninger
    • Kontaktpersoner hos Kunden, herunder disses kontaktoplysninger
    • Bankkonti til brug for Applikationen
    • Bankkonti eller kreditkort til brug for betalinger til Zenegy Gruppen
    • Medlem af arbejdsgiverforening
    • Medlem af ferieordninger

  • Kundens medarbejdere:
    • Navn
    • Adresse
    • CPR-nummer
    • Kontaktoplysninger
    • Løn
    • Skat og skattefradrag
    • Arbejdsmarkedsbidrag
    • ATP-bidrag
    • Sociale bidrag
    • Pensionsbidrag
    • Fravær (f.eks. grundet sygdom, barsel, militærtjeneste, borgerligt ombud,periodiske ansættelsesperioder, o.s.v.)
    • Opgørelse af feriedage
    • Tillæg (f.eks. medarbejderens rejseudlæg, kørselsgodtgørelse, m.v.)
    • Fradrag (herunder Kundens udlæg, fagforeningskontingent, A-kasse bidrag, efterlønsbidrag, m.v.)
    • Navn og kontaktoplysninger for medarbejdernes pårørende
    • Time-/tidsregistreringer
    • Registrering af enheder og adgange, som er tildelt medarbejderen
    • Oversigt over kurser medarbejderen har deltaget i
    • Bankkonti til brug for lønudbetaling
    • Uploadede dokumenter (f.eks. ansættelseskontrakt, MUS-samtaler, straffeattest, o.s.v.)

  • Besøgende på hjemmesiden:
    • Hvilke sider den besøgende har kigget på og hvornår – den besøgendes "elektroniske spor"
    • Hvilken browser den besøgende bruger
    • Hvilken IP-adresse den besøgende har

  • Tilmeldte til Zenegy's Nyhedsbrev og/eller Nyhedsmagasin:
    • Navn
    • Adresse
    • Virksomhed
    • Kontaktoplysninger
    • Særlige interesseområder

  • Parter, der har indgået en Dataopbevaringsaftale:
    • Navn
    • Adresse
    • CPR-nummer
    • Kontaktoplysninger, herunder telefon, email, titel, afdeling, adresse
    • Navn og kontaktoplysninger for medarbejdernes pårørende
    • Historiske personoplysninger, som er indlæst i eller genereret af Applikationen, mens Applikationen blev brugt i henhold til abonnementsaftalen