Zenegy Trust Center

Vilkår og betingelser for Zenegys produkter og tjenesteydelser

 

1. VILKÅR OG BETINGELSER

 

1.1

ZENEGY er en cloud-baseret softwareplatform, som indeholder en række produkter, der understøtter forskellige processer i økonomifunktionen hos virksomheder, herunder løn-, tidsregistrering og tidskalkulationer samt bogføring, omkostningshåndtering m.v. (“Platformen”). Platformen er udbudt af Zenegy Danmark ApS (“Zenegy”), som har følgende kontaktoplysninger:

Zenegy Danmark ApS
Slotsmarken 16
2970 Hørsholm
CVR-nr.: 38366041
Tlf. 70 22 22 16
e-mail: info@zenegy.com

 

1.2

På kundens (“Kunden”) profil på Platformen kan Kunden til enhver tid se, hvilke produkter fra Zenegy, som Kunden har adgang til og til hvilke priser. Disse oplysninger om produkter og priser udgør sammen med nærværende vilkår og betingelser Kundens og Zenegys aftale (samlet “Aftalen”) i relation til Kundens abonnement på, adgang til og anvendelse af (i) Platformen, (ii) de produkter på Platformen, som Kunden har adgang til under Aftalen (samlet “Kundens Produkter”); samt (iii) Zenegys til enhver tid værende applikationer til adgang til Platform og Kundens Produkter (“Zenegys Apps”).

 

1.3

Zenegys levering af adgang til Platformen og Kundens Produkter er en business-to-business tjenesteydelse til Kunden.

 

1.4

Kunden kan lade sine samarbejdspartnere i form af revisionsvirksomheder, administrationsbureauer, bogholderivirksomheder og lignende (refereret til som “Partnere”), anvende Kundens Produkter via Platformen på Kundens vegne til Kundens formål forudsat, at Kunden sikrer, at sådanne Partnere forinden skriftligt accepterer alene at anvende Platformen og Kundens Produkter på vegne af Kunden til Kundens formål og i overensstemmelse med vilkårene i Aftalen, herunder pkt. 11.2.

 

1.5

I forbindelse med brug af Platformen og Kundens Produkter under Aftalen via Zenegys hjemmeside www.Zenegy.com (“Hjemmesiden”) og/eller via Zenegys Apps, behandler Zenegy personoplysninger om bl.a. Kundens medarbejdere og Partnere. For nærmere information om den behandling, der sker, henvises til Zenegys Persondatapolitik, Databehandleraftale og Cookiepolitik, som er tilgængelige på Hjemmesiden i de til enhver tid gældende udgaver.

 

2. PRODUKTET OG ABONNEMENTET

 

2.1

Zenegys ydelse består af levering af adgang til at anvende Platformen og Kundens Produkter, hvorigennem der er mulighed for at udføre de aktiviteter og funktioner, som Kunden har adgang til under Aftalen, på de vilkår der fremgår af Aftalen.

 

2.2

Kunden kan i Aftalens løbetid via Zenegy til enhver tid tilkøbe adgang til forskellige tilvalgsmoduler, produkter og services, som Zenegy udbyder. I det omfang Kunden vælger at tilkøbe adgang til sådanne yderligere tilvalgsmoduler, produkter eller services, skal disse herefter anses for omfattet af Aftalen og definitionen af Kundens Produkter. Nærværende vilkår og betingelser gælder således også for sådanne tilvalgsmoduler, produkter og services og anvendelsen heraf.

 

For enkelte tilvalgsmoduler, produkter og services kan der være tilknyttet særlige betingelser, der skal accepteres særskilt, før de kan anvendes. Når sådanne særlige betingelser er accepteret af Kunden, skal disse anses for omfattet af definitionen af Aftalen.

 

2.3

I tilknytning til indgåelse af Aftalen vælger og opretter Kunden sit eget unikke brugernavn og password til brug af Platformen og Kundens Produkter, ligesom de af Kundens medarbejdere og Partnere, som skal have adgang til Platformen og Kundens Produkter som administratorer for Kunden eller som brugere, skal oprette deres eget unikke brugernavn og password via Hjemmesiden eller Zenegys Apps.

 

2.4

Adgangen til at anvende Platformen og Kundens Produkter gælder udelukkende for Kunden og dennes medarbejdere, samt eventuelle Partnere, jf. pkt. 1.4. Kundens medarbejdere og Partnere, der har adgang til Platformen, omtales i det følgende som “Brugere”.

 

3. OVERFØRSEL AF DATA TIL TREDJEPARTER VIA PLATFORMEN

 

3.1

Platformen er udviklet med åbent API, som gør det muligt for andre at udvikle og tilbyde apps, der kan kommunikere med Platformen, herunder udveksle oplysninger på tværs af Platformen og sådanne andre apps (“Tredjeparts-apps”).

 

Kunden har til enhver tid mulighed for at begrænse Brugeres brug af det åbne API for at forhindre kommunikation mellem Platformen og Tredjeparts-apps. Zenegy er uden ansvar for Kundens og Brugeres tab af funktionalitet ved Kundens valg om at begrænse Brugeres brug af det åbne API.

Brugen af Tredjeparts-apps er underlagt den pågældende app-leverandørs vilkår, og Zenegy er uden ansvar for Kundens og/eller Brugeres brug af sådanne Tredjeparts-apps og den pågældende app-leverandørs behandling og opbevaring af oplysninger efter, at de er overført, idet der ved Kundens eller Brugeres installering og accept af Tredjeparts-apps, opstår et selvstændigt retsforhold mellem Kunden og/eller Brugere og leverandøren af den pågældende Tredjeparts-app.

 

4. KUNDENS FORPLIGTELSER OG ANSVAR

 

4.1

Kunden og/eller Brugere er ansvarlig for selv at indlæse de oplysninger, som er nødvendige for brug af Platformen og Kundens Produkter.

 

4.2

Kunden er ansvarlig for rigtigheden og kvaliteten af de oplysninger, som indtastes eller overføres ved brug af Platformen og Kundens Produkter, uanset om oplysningerne overføres/indtastes af Kunden eller af Brugere, samt ansvarlig for at sikre, at oplysningerne til enhver tid er opdaterede.

 

4.3

Kunden og Brugere må ikke benytte andres brugernavn og password til at tilgå Platformen eller Kundens Produkter eller misbruge personlige brugernavn, adgangskode og andre sikkerhedsforanstaltninger beregnet til beskyttelse af personlige oplysninger i Platformen. Overtrædelse heraf kan være strafbart og erstatningspådragende, og kan medføre øjeblikkelig ophævelse af Aftalen.

 

4.4

Ved brug af Platformen, er Kunden forpligtet til at forsyne Zenegy med alle nødvendige aftaler med tredjeparter, fuldmagter og legitimationsoplysninger, der kræves for at Zenegy kan opfylde sine forpligtelser under Aftalen.

 

4.5

Kunden er ansvarlig for at sikre, at ingen, der anvender Platformen eller Kundens Produkter under Aftalen, videregiver brugernavn og password til Platformen til tredjemand eller på anden måde tillader andre at bruge Platformen eller Kundens Produkter. Kunden er ansvarlig for enhver disposition over Kundens og Brugeres konti og brugerprofiler i relation til Platformen.

 

4.6

Kunden er ansvarlig for at sikre, at Kunden og Brugere ikke anvender Platformen eller Kundens Produkter på en måde, som (i) kan skade Zenegys navn, omdømme eller goodwill, (ii) er i strid med relevant lovgivning/regulering, eller (iii) udgør misbrug af systemet til besvigelser. Mistanke om misbrug vil blive anmeldt til politi og tilsynsmyndigheder – ligesom Zenegy forbeholder sig retten til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

 

5. PRISER OG BETALINGSBETINGELSER

 

5.1

Prisen for Kundens abonnement afhænger af, hvilket abonnement og hvilke tilvalgsmoduler, produkter og services Kunden har valgt, jf. pkt. 2. Oplysning om prisen for de enkelte abonnementstyper og tilvalgsmoduler, produkter og services findes på Hjemmesiden og på Platformen. Alle priser er ekskl. Moms.

 

5.2

Priserne i Aftalen kan ændres af Zenegy med løbende måned plus en måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ændringerne bekendtgøres på Hjemmesiden samt med e-mail til Kunden. Hvis Kunden ikke vil acceptere prisændringen, kan Kunden skriftligt opsige Aftalen med øjeblikkelig virkning, eventuelt kun i forhold til konkrete af Kundens Produkter, jf. pkt. 6.4, dog således, at Kunden fortsat skal betale for Kundens og Brugeres faktisk foretaget brug af Platformen og Kundens Produkter indtil ophørstidspunktet. Kunden kan ikke i den forbindelse rejse erstatnings- eller andre kompensationskrav mod Zenegy.

 

5.3

Platformen genererer automatisk en faktura til Kunden ved udløbet af hver afregningsperiode, som – medmindre andet måtte være aftalt – normalt er ved udgangen af en måned. Fakturabeløbet bliver trukket via den af Kunden tilmeldte betalingsløsning.

 

5.4

Kunden er, til brug for Kundens betaling for brug af Platformen og Kundens Produkter, medmindre andet er aftalt, forpligtet til at tilmelde en automatisk betalingsløsning.

 

5.5

Betales der ikke rettidigt spærres adgangen til Platformen og Kundens Produkter. Adgangen til Platformen og Kundens Produkter åbnes igen efter modtaget betaling, medmindre Zenegy forinden har ophævet Aftalen. Kunden accepterer, at rykkere sendt pr. e-mail til den af Kunden oplyste kontaktperson i Platformen skal anses for leveret, når de er afsendt af Zenegy.

 

6. AFTALENS VARIGHED

 

6.1

Aftalen træder i kraft ved indgåelsen og løber indtil den opsiges eller ophæves i overensstemmelse med nærværende vilkår og betingelser. Såfremt Kunden efter Aftalens indgåelse tilkøber tilvalgsmoduler, produkter og services, omfattes disse af Aftalen fra det tidspunkt, hvor Kundens bestilling heraf er blevet accepteret af Zenegy.

 

6.2

Kunden kan opsige Aftalen med løbende måned plus en måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Opsigelse sker via Platformen, hvor der under Abonnement er mulighed for at lukke kontoen.

 

6.3

Zenegy kan opsige Aftalen med 3 måneders varsel, eller uden varsel ved Kundens væsentlige misligholdelse af Aftalen eller ved Kundens konkurs eller insolvens. Zenegy kan desuden opsige Aftalen med 1 måneds varsel, hvis Zenegy kan konstatere, at Kunden ikke har anvendt Platformen i en periode på mere end 12 måneder (“Inaktivt abonnement”).

 

6.4

Fremfor at opsige eller ophæve hele Aftalen, er det også muligt for en part at opsige eller ophæve Aftalen delvist i relation til ét eller flere af Kundens Produkter. Sådan delvis opsigelse eller ophævelse kan ske på de vilkår, der i øvrigt fremgår af Aftalen.

 

7. KUNDENS OG MEDARBEJDERES DATA

 

7.1

Kunden er dataansvarlig for sine medarbejderes personoplysninger, der er indlæst og behandles i Platformen og dermed ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i Platformen er i overensstemmelse med persondatalovgivningen. Kunden skal i den forbindelse indgå en databehandleraftale med Zenegy (“Databehandleraftalen”), jf. punkt 1.5. Databehandleraftalen regulerer den behandling af personoplysninger, som Zenegy foretager ved Kundens og Brugeres brug af Platformen og Kundens Produkter, perioden for opbevaring, overførsel til tredjeparter, og implementerede sikkerhedsforanstaltninger.

 

7.2

Er Kunden henvist til Zenegy af en af Zenegys samarbejdspartnere, vil Zenegy til samarbejdspartneren videregive basisinformation, der er nødvendig for opgørelse af samarbejdspartnerens engagement, fx forbrug for Kunden i den relevante periode. Sådan information omfatter ikke personoplysninger i relation til Kunden eller Brugere.

 

7.3

Kunden er ansvarlig for den udveksling af eller adgang til oplysninger, herunder personoplysninger, som måtte ske ved Kundens eller Brugeres integration med Tredjeparts-apps, der udveksler oplysninger med Platformen, jf. pkt. 3.

 

8. KUNDESUPPORT

 

8.1

Zenegy tilbyder support vedrørende almindelig brug af og funktionalitet i Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps. Support er tilgængelig for de Brugere, som sidder som administrator eller superbruger af Platformen. Andre Brugere modtager ikke support direkte af Zenegy.

8.2

Henvendelser til Zenegys support vil normalt skulle være henvendelser, der skal kunne løses indenfor 15 min pr. opkald/henvendelse, og omfatter ikke henvendelser, hvor Zenegy skal foretage indtastning af oplysninger, korrektion af fejlbehæftede lønkørsler eller indberetninger til myndigheder, o.lign.

Kunden kan søge yderligere information om hjælp i relation til Platformen og Kundens Produkter på Hjemmesiden. Det forventes, at Brugere, inden der rettes henvendelse til support, har søgt hjælp på Zenegy Help eller via de hjælpetekster, der forefindes i Platformen.

8.3

Support i øvrigt, herunder til indtastning af oplysninger, vejledning i lovgivning, korrektion af fejlbehæftede lønkørsler eller indberetninger til myndigheder, o.lign. ydes af samarbejdspartnere, som har aftale med Zenegy herom, såfremt Kunden har aftale med sådanne samarbejdspartnere. En liste over samarbejdspartnere kan til enhver tid findes på Hjemmesiden. Betaling for sådan support fra samarbejdspartnere er Zenegy uvedkommende.

 

9. DRIFTSSTABILITET

 

9.1

Zenegy tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser.

 

9.2

Planlagte afbrydelser for vedligeholdelse og opgradering af Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps vil så vidt muligt blive placeret i tidsrummet mellem kl. 19:00 og 06:00 CET. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Platform, Kundens Produkter og/eller Zenegys Apps uden for det anførte tidsrum, vil dette så vidt muligt blive varslet forinden. I få tilfælde kan sådanne afbrydelser medfører midlertidige funktionalitetsproblemer i relation til Platformen og/eller Kundens Produkter eller tab af data. Zenegy kan ikke holdes ansvarlig herfor.

 

10. ÆNDRINGER

 

10.1

Zenegy er berettiget til løbende at foretage ændringer, opdateringer og forbedringer af Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps, herunder også at tilføje og/eller fjerne tilvalgsmoduler, produkter og services. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel, jf. pkt. 9.2. Uvarslede ændring kan særligt komme på tale ved ændringer i lovgivning eller teknologier. Opdateringer, forbedringer og ændringer kan medføre ændringer til funktionaliteten af Platformen, Kundens Produkter eller Zenegys Apps. Zenegy kan ikke holdes ansvarlig herfor.

 

11. IMMATERIELLE RETTIGHEDER

 

11.1

Zenegy er enten indehaver eller licenstager af rettighederne, herunder immaterielle rettigheder, til Platformen og indholdet heraf, herunder tilvalgsmoduler, produkter og services, undtagen Kundens og Brugers oplysninger.

 

11.2

Kunden erhverver ikke ejendomsret til Platformen, Kundens Produkter eller Zenegys Apps eller en kopi eller del heraf, og der sker ingen overdragelse af Zenegys og/eller tredjeparters immaterielle rettigheder til Kunden. Kunden opnår ved Aftalen alene en ikke-eksklusiv brugsret til at anvende Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps til de formål, som er omfattet af Aftalen. Kunden er berettiget til at lade Brugere gøre brug af denne brugsret, såfremt de opretter en profil på Platformen. Kunden er ansvarlig for Brugeres anvendelse af brugsretten i overensstemmelse med Aftalen.

 

11.3

Kunden skal straks give Zenegy meddelelse om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af Zenegys rettigheder til eller uautoriseret brug af Platformen, Kundens Produkter eller Zenegys Apps, som Kunden får kendskab til.

 

11.4

Kunden indestår for, at de oplysninger, som Kunden og Brugere indlæser i Platformen, ikke krænker tredjemands rettigheder, og ikke indeholder oplysninger, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

 

12. OVERDRAGELSE

 

12.1

Zenegy har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen til tredjemand.

 

12.2

Kunden er ikke berettiget til at overdrage Aftalen eller den tildelte brugsret, jf. punkt 11.2, til tredjemand, hverken helt eller delvist, udover som specifikt anført i Aftalen.

 

13. ZENEGYS ANSVAR

 

13.1

Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps stilles til rådighed for Kunden, som de er og forefindes, og Zenegy fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning, udover hvad der fremgår af Aftalen.

 

13.2

Zenegy fraskriver sig i den udstrækning som lovgivningen tillader ethvert ansvar for tab i forbindelse med Kundens brug af Platformen, Kundens Produkter og Zenegys Apps, uanset om dette opstår i kontrakt eller udenfor kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af oplysninger, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af uagtsomhed.

 

13.3

Ved fejl eller mangler ved Platformen, Kundens Produkter eller Zenegys Apps bedes Kunden underrette Zenegy skriftligt snarest muligt. Zenegy er ikke ansvarlig for sådanne fejl eller mangler, medmindre dette følger af ufravigelig lovgivning. I de fleste tilfælde vil Zenegy, såfremt fejl eller manglen har betydning for driften eller funktionaliteten af Platformen, Kundens Produkter eller Zenegys Apps, dog gøre rimelige bestræbelser på at udbedre fejlen eller manglen.

 

13.4

Zenegy er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der er tilgængelige og/eller integreres med Platformen, herunder men ikke begrænset til Tredjeparts-apps, eller for support ydet af Zenegys samarbejdspartnere, jf. punkt 8.3. Zenegy kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af oplysningerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger, eller for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet.

 

13.5

Zenegy indestår ikke for lønudbetalinger, skattebetalinger, betaling af pensionsbidrag eller andre af Kundens betalinger overfor Kunden, Kundens medarbejdere eller tredjeparter.

 

13.6

Zenegys samlede ansvar under Aftalen kan i alle tilfælde og uanset grundlag ikke overstige det laveste af DKK 100.000 eller et beløb svarende til det samlede vederlag erlagt af Kunden til Zenegy i en tolv (12) måneders periode forud for den ansvarspådragende hændelses indtræden.

 

13.7

Zenegy fraskriver sig herudover i videst muligt omfang produktansvar og andet ansvar i henhold til gældende lovgivning. Uanset hvad i øvrigt følger af Aftalen skal denne bestemmelse have forrang for enhver anden bestemmelse under Aftalen.

 

14. TAVSHEDSPLIGT OG DATASIKKERHED

 

14.1

Zenegy og dets medarbejdere har tavshedspligt om alle oplysninger, Zenegy måtte komme i besiddelse af om Kunden og dennes medarbejdere, og er ikke berettiget til at videregive sådanne oplysninger til tredjemand, medmindre (i) sådanne oplysninger er offentligt tilgængelige, (ii) Zenegy har fået oplysningerne fra en tredjepart udenfor fortrolighed, (iii) Zenegy er forpligtet til at videregive oplysningerne ifølge lovgivning eller efter krav fra en myndighed eller domstol, eller (iv) videregivelse er berettiget ifølge Aftalen, jf. pkt. 7.

 

14.2

Zenegy har truffet nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i Platformen hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger, jf. også Databehandleraftalen.

 

14.3

I det omfang Kunden eller Brugere ved brug af Platformen anvender oplysninger, brugernavne eller passwords, der vedrører tredjeparter, indestår Kunden for, at Zenegys behandlingen af sådanne oplysninger, ikke krænker tredjepartens rettigheder. Kunden skal skadesløsholde Zenegy for ethvert tab i den forbindelse.

 

15. VILKÅRSÆNDRINGER

 

15.1

Zenegy er berettiget til enhver tid at ændre disse vilkår og betingelser. De til enhver tid gældende vilkår og betingelser vil være tilgængelige på Hjemmeside. Kunden vil ved brug af Platformen, efter at en ændring af disse vilkår og betingelser er sket, blive bedt om at godkende de nye vilkår og betingelser. Enhver brug af Platformen efter en ændring af disse vilkår og betingelser udgør en accept af disse vilkår og betingelser.

 

15.2

Hvis Kunden ikke kan acceptere varslede ændringer af disse vilkår og betingelser, kan Kunden opsige Aftalen i overensstemmelse med pkt. 6.2. Kunden kan ikke i den forbindelse rejse erstatnings- eller andre kompensationskrav mod Zenegy.

 

16. TVISTER

 

16.1

Aftalen er undergivet dansk ret og enhver tvist, der udspringer af Aftalen skal anlægges ved Københavns Byret.

 

 

SPECIELT FOR Zenegy Payroll

17.1 Lønadministration

Hvis Kunden via Aftalen har adgang til at anvende Zenegy Payroll, er det Kundens ansvar at sikre, at den afregnede og indberettede løn er lovlig og korrekt, og at Kunden på sin konto har de nødvendige disponible midler til dækning af udbetalingerne. Ligeledes er det Kundens ansvar at sikre, at lønadministrationen opfylder lovgivningens krav, herunder til bogføring og opbevaring af originalbilag, behandling af personoplysninger, m.v.

 

17.2 Sletning af data

Ved ophør af Aftalen som helhed eller Kundens adgang til Zenegy Payroll får Kunden valget imellem om data skal slettes efter 7 dage eller opbevaring af og adgang til data i 6 måneder. Hvis Kunden inden udløbet af en valgt 7 dages eller 6 måneders periode fortsat ønsker opbevaring af og adgang til data hos Zenegy, skal Kunden indgå en ny aftale om Zenegy Payroll med Zenegy.

 

 

SPECIELT FOR Zenegy Expense

18.1 Sletning af data

Ved ophør af Aftalen som helhed eller Kundens adgang til Zenegy Expense får Kunden valget imellem om data skal slettes efter 7 dage eller opbevaring af og adgang til data i 6 måneder. Hvis Kunden inden udløbet af en valgt 7 dages eller 6 måneders periode fortsat ønsker opbevaring af og adgang til data hos Zenegy, skal Kunden indgå en ny aftale om Zenegy Expense med Zenegy.

 

 

SPECIELT FOR Zenegy Numbers

19.1 Sletning af data

Ved ophør af Aftalen som helhed eller Kundens adgang til Zenegy Numbers er Zenegy pålagt i henhold til bogføringsloven at opbevare data i løbende år plus fem år. Herefter slettes data. Ønsker Kunden fortsat opbevaring af og adgang til data hos Zenegy, skal Kunden indgå en ny aftale om Zenegy Numbers med Zenegy.

 

19.2 Myndigheders adgang til data

Kunden accepterer at Zenegy i henhold til bogføringsloven skal efterleve udleveringspligten.

 

20. Versions historik

Version 1.0: – 26-04-2024