Når du skal planlægge ferie for dine medarbejdere
Sommeren står for døren og det betyder at mange medarbejdere i løbet af de næste måneder afholder deres tre ugers hovedferie. For dig som sidder med virksomhedens ferieplanlægning, er der en række opgaver og en hel del planlægning forbundet med dette. Disse opgaver består, bl.a., i at fordele ferie mellem medarbejdere, uden at det går ud over virksomhedens drift. På samme tid skal du sørge for at de gældende regler vedrørende ferie og varsling bliver overholdt. I afsnittet herunder gør vi dig klogere på de opgaver og frister der skal overholdes, for at du når i mål med ferieplanlægningen.
Retten til afholdelse af ferie
Der er en række ting der kan påvirke dine medarbejderes ferierettigheder. Det er blandt andet om de pågældende medarbejdere hører under en overenskomst eller har en lokal aftale, som afviger fra ferieloven. Disse aftaler vil du til hver en tid være forpligtet til at overholde. Det er også væsentligt altid at huske på, at dine medarbejdere har ret til at afholde 5 ugers ferie om året.
Afholdelsesperiode
Afholdelsesperioden går fra 1. september til 31. december i det efterfølgende år.
Dine medarbejdere har ikke pligt til at afholde ferie, hvis de ikke har optjent feriegodtgørelse eller løn. Hvis medarbejderen derimod har optjent ferie, kan du pålægge dem at denne ferie skal afholdes.
Hvis din virksomhed holder ferielukket i en periode, er du desuden i din gode ret til at kræve at dine medarbejdere afholder ferie i en pågældende periode -dette gør sig gældende uanset om dine medarbejdere har optjent nok ferie eller ej. Husk at virksomhedslukningen skal varsles og at du kan være forpligtet, til at give feriebetaling på forskud.
Husk varslingsreglerne
Det er dit ansvar at virksomheden overholder reglerne for varsling af ferie. Det er ferieloven der bestemmer hvornår du som arbejdsgiver skal varsle dine medarbejdere. Hovedreglen er her at du altid skal varsle dine medarbejdere i god tid. Hovedferien skal varsles af dig, senest tre måneder før den begynder. Dine medarbejdere har altid krav på tre ugers sammenhængende hovedferie, men I kan til enhver tid aftale at medarbejderne i stedet afholder de tre uger udenfor hovedferien, eller forkorter perioden med en uge eller to.
Øvrig ferie
Ferie udenfor hovedferien kaldes “Øvrig ferie” og denne skal af arbejdsgiveren varsles en måned i forvejen. Under øvrig ferie har medarbejderen ret til at holde disse feriedage i sammenhæng af mindst 5 dages varighed, men hvis medarbejderen ønsker at dagene afholdes enkeltvis, kan I indgå en aftale herom.
Det mest optimale er naturligvis at du og dine ansatte bliver enige om, hvornår der skal afholdes ferie, men hvis I ikke kan nå til enighed, er det dig som arbejdsgiver, der bestemmer, hvornår ferien skal afholdes. Du skal blot huske at varsle den efter de gældende regler.
Virksomhedens drift har førsteprioritet, men derfor har du stadig pligt til, at forsøge at imødekomme medarbejdernes ferieønsker. Du skal desuden tage særligt hensyn til, at medarbejdere med børn i skolealderen, skal kunne afholde sommerferie sammen med børnene.
Hvis virksomheden holder ferielukket
Hvis I som virksomhed har perioder hvor I holder ferielukket, er det væsentligt at du sørger for at overholde reglerne for varsling af ferie. Hvis ikke disse overholdes, har dine medarbejdere ret til løn imens I holder lukket – og dette uden det vil koste dem nogle feriedage.
Hvis virksomheden holder ferielukket i en periode, er du i din gode ret til at kræve, at dine medarbejdere afholder ferie i den pågældende periode. Dette gør sig gældende uanset om medarbejderen har optjent nok ferie eller ej.
Ændring af ferie
Hvis dine medarbejdere har påbegyndt deres ferie kan du som arbejdsgiver ikke afbryde den. Du kan ligeledes ikke kræve at dine medarbejdere er tilgængelige i deres ferie -heller ikke selvom de fx har en arbejdstelefon.
Du kan dog i særlige situationer som skyldes force majeure, ændre i planlagt ferie. Dette forudsætter en juridisk vurdering. Hvis dine medarbejdere har udgifter til fx køb af rejser mm. skal du som arbejdsgiver efterfølgende dække disse tab.
Sygdom og ferie
Husk på at hvis medarbejderne er syge når ferien starter, har de ikke pligt til at påbegynde deres ferie. Hvis medarbejderne bliver syge under deres ferie, skal du være opmærksom på, at pågældende medarbejdere kan have ret til erstatningsferie. Dette kræver dog, at der er tale om feriehindring. Læs mere om feriehindring.
Det kan du i Zenegy
I Zenegys medarbejderapp har dine medarbejdere hele tiden adgang til selv at følge med i deres ferie. Medarbejderne kan via deres personlige ferieguide se hvor meget ferie de har optjent og i hvilken periode de skal afholde ferien. I appen er der også overblik over ferie de har planlagt, hvad de har brugt og hvad der er godkendt.