At have overblik over, hvilke adgange den enkelte medarbejder har til virksomhedens IT-systemer, og hvilket udstyr han eller hun har fået stillet til rådighed, er alfa og omega for en virksomheds sikkerhed og bundlinje.
Når nye medarbejdere bliver en del af en virksomhed, får de som regel adgang til en række af de IT-systemer, der bliver brugt til arbejdet. Hos mange er det også en helt naturlig ting, at de ansatte får stillet udstyr som fx computere, telefoner, kreditkort eller firmabiler til rådighed. I nogle tilfælde sker det lige så snart medarbejderen starter, og i andre vil udstyret blive lånt til medarbejderne, i takt med at der opstår et behov. Derfor kan overblikket over, hvilke IT-adgange der er givet, og hvilket udstyr der er udlånt også nemt glippe, og det sætter sine spor – både på virksomhedens omkostninger og IT-sikkerhed.
Ved at holde et struktureret overblik over, hvilke medarbejdere din virksomhed har lånt udstyr til, og hvornår det skal afleveres tilbage, kan du nemlig undgå at bruge unødvendigt mange penge på nyt udstyr, som der egentlig ikke er et behov for. Og det samme gælder for adgangene til dine IT-systemer: Hvis du holder styr på, hvilke medarbejdere der har adgang til dine IT-systemer, så undgår du også at betale for flere adgange og licenser, end der er brug for. Særligt når en medarbejder stopper, er det vigtigt at være sikker på, at alle hans eller hendes adgange lukkes ned, og at alt udstyr afleveres tilbage. Det kan nemlig have vitale konsekvenser, hvis en tidligere medarbejder stadig har adgang til dine systemer, eller hvis udstyr som fx kreditkort ikke afleveres tilbage eller spærres med det samme.
Der er altså en klar sikkerheds- og cost/benefit-mæssig fordel i hele tiden at holde et samlet overblik. Faktisk er det så afgørende, at det bør formaliseres gennem en intern politik og strukturel proces – og det kan gøres via en digital løsning, der hjælper med at holde overblikket. Og ikke alene skaber stærke interne processer overblik og sikkerhed – de sparer også tid for ledere og administrative medarbejdere, når der fx skal gøres status på virksomhedens udstyr, eller når et ansættelsesforhold ophører.
Og netop det kan Zenegy nu også hjælpe dig med via det nye Enheder & Adgange-modul. Det kan du læse mere om her.